Делопроизводство в организации с чего начать
С чего начать проверку делопроизводства в компании
Далее необходимо разработать инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел. Для данной процедуры также требуется привлечь сотрудников всех структурных подразделений, несущих ответственность за делопроизводство. В первую очередь это необходимо для того, чтобы в дальнейшем номенклатура дел в структурных подразделениях заполнялась в строгом соответствии с инструкцией. Вряд ли у вас получится с первого раза разработать полноценную инструкцию по делопроизводству, поэтому для начала следует создать временную, в которую со временем будут внесены изменения и дополнения. Эти дополнения в дальнейшем станут подспорьем в создании полноценной инструкции.
Для начала следует издать приказ организации о назначении работников (создании группы), в обязанности которых будет входить организация работы с документами в структурных подразделениях. Это необходимо для того, чтобы в каждом подразделении был сотрудник, который будет заниматься вопросами оформления документов всего отдела. Несмотря на то, что ответственность за организацию работы с деловыми бумагами несет руководитель структурного подразделения, сам он не может осуществлять делопроизводство, поэтому целесообразно назначить другого работника.
Делопроизводство в организации с чего начать
Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый предприятием в целях регламентации положения работника и обеспечивающий условия для его эффективной роботы. Она разрабатывается для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием. Она состоит из 5 разделов:
Когда у нас в России говорят, что украинцы — те же не знают никакой другой родины, кроме независимой Украины. Все, кто сегодня на Украине младше 30 лет, пошли в первый класс уже самостийных школ. Но если раньше русские школы на Украине были обычным явлением и люди учились на родном языке, сохраняя причастность к русскому миру, то сейчас пугающе растёт количество школ украинских: на востоке они лишь недавно начали составлять большинство, но в центре страны их сейчас в среднем под 70%.
Особенности кадрового делопроизводства
График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.
После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.
Организация работы ведомственного архива
Как могут появиться неприятности. Если попросили посмотреть дело и вскоре вернули без выноса его из помещения архива организации, то ничего страшного, можно обойтись без лишней бюрократии (не отмечать в книге). Иной вариант: «Я только пойду сделать копию одного листа и тут же верну дело». Потом что-нибудь срочное, затем другое. И через два дня вам просто не вспомнить, у кого искать исчезнувшее дело, которое вдруг стало таким нужным для руководства.
Работа ведется на основании положения об архиве организации. Если таковое отсутствует, то естественно его необходимо разработать на основании примерного положения об архиве, утвержденного приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. № 176. Для простоты возьмите за основу приведенный здесь образец.
Как организовать ведение делопроизводства с нуля
Если в организации не внедрена СЭД, то используйте электронный журнал регистрации входящих документов. Простейший вариант – использовать для этих целей обычный файл Word или Excel. Для каждого отдельного регистрируемого массива документов нужно создать отдельный файл.
Документы могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером. Прежде всего проверяют, по адресу ли доставлена почта. После вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Ошибочно доставленные письма возвращают на почту или пересылают по указанному на них адресу. Конверт с пометкой «Лично» передают адресату, не вскрывая.
С чего начать кадровый учет на предприятии (нюансы)
Такой рекламный ход, как ни странно, выгоден не только продавцу продукта, но и потребителю, так как позволяет выбрать наиболее подходящую для конкретного предприятия программу либо ознакомиться с принципами ее работы и разработать свою собственную. В итоге выбор остается за работодателем, решившим автоматизировать кадровое делопроизводство. При этом нужно иметь в виду, что сэкономить, постоянно работая в демоверсии кадровой программы, не получится, и если на какой-то из продуктов автоматизации падет выбор, то рано или поздно лицензию или полную версию придется купить.
Восстановление требуемого порядка в документах, в отличие от организации кадрового делопроизводства с нуля, является, с одной стороны, более простым процессом, так как многие деловые бумаги и журналы уже созданы, но с другой — может оказаться и более сложным, так как потребуется обнаружить недочеты в существующей системе.
Архивное делопроизводство организации: ГОСТ, инструкция, документы, правила
- Переплет/подшивку папки.
- Нумерацию листов.
- Составление страницы-заверителя.
- Формирование внутренней описи в случае необходимости.
- Внесение уточнений в реквизиты титульного листа. Они могут касаться наименования предприятия, регистрационного номера папки, крайних дат и проч.
- Материалы для временного и постоянного хранения группируются по отдельности.
- В папку включается по одному экземпляру каждой бумаги.
- В папке должны присутствовать материалы по одному календарному году. Из данного предписания, однако, есть исключения. К ним относят:
- личные дела, формирующиеся на протяжении всего времени работы соответствующего служащего;
- материалы выборных структур и постоянно действующих комиссий при них, депутатских групп, систематизируемых в течение периода их созыва;
- бумаги образовательных учреждений, оформляемые и группируемые на протяжении учебного года;
- театральные материалы, характеризующие деятельность за сезон;
- истории болезней и проч.
Архив организации: с чего начать
При создании архива организации следует обратить внимание на штатное расписание. Этот документ необходимо пересмотреть, внеся в него должности, которые будут занимать работники архива. Целесообразно также составить должностные инструкции этих сотрудников и указать конкретно, в чем будет заключаться их трудовая функция, прописать их права и обязанности.
При разработке Положения необходимо учитывать нормы действующего законодательства и методические документы, содержащие рекомендации по архивной деятельности. В документе желательно отразить такие пункты, как общие положения работы архива, состав документов архива, функции и основные задачи, права архива и ответственность лиц, возглавляющих архив организации. Если архив организации создается как самостоятельное подразделение, его возглавляет заведующий архивом, в других случаях его функции возлагаются на лицо, ответственное за хранение документов. Эта информация также должна быть отражена в Положении об архиве организации. Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, и помещененных в отдельную обложку.
Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2021
Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для компании. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.
- бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству
- большая справочная база (более 1000 образцов документов, 140 пошаговых процедур кадровых операций, консультации и статьи по кадровым темам с 2021 г. по наше время, 200 образцов записей в трудовые книжки, методички, курс основ КД и др.)
- справочная база «Пакет Кадровика» на CD-диске (более 3000 образцов документов, более 1500 консультаций и статей, 140 пошаговых процедур кадровых операций, 200 образцов записей в трудовые книжки и др.)
Поручили работу с кадрами
Документ 4. Табель учета рабочего времени. Каждый работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного работником. Для этого используется Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12). Понятно, что заполнять табели учета рабочего времени за предыдущие периоды «задним» числом не правильно. Главное, как только на вас будет возложено кадровое делопроизводство, исправьте эту ошибку и начните вести этот документ.
В законе прямо предусмотрено, что заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у работодателя системами оплаты труда (ч. 1, 2 ст. 135 ТК РФ). Следовательно, где-то эта система должна быть определена. Таким документом и является Положение об оплате труда.
Кадровое делопроизводство на предприятии
В трудовом распорядке в первую очередь указывается график работы предприятия, если есть сменные графики, то они подробно расписываются. Еще в этом документе может указываться требования к внешнему виду и поведению работников, корпоративная этика и прочее.
По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки. В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки. Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.
Шпаргалка делопроизводителя
— В первый день проверки запросите нормативные документы по делопроизводству: инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел, должностные инструкции работников отдела, положение об отделе. Их наличие — это уже плюс. Затем смотрим оформление документов и их соответствие реальности: как составлены дела, распределены ли обязанности сотрудников в соответствии с инструкциями и т.д.
— Если работает система электронного документооборота, посмотрите удаленно и заранее базы проверяемой организации. Основные базы — это «Входящие», «Исходящие», «Документы ДСП» «ОРД». Сделайте выборку, например, 50 документов за квартал. Скопируйте документы с ошибками, посчитайте процент ошибок. Так, вы сэкономите время на месте.
25 Дек 2018 uristland 547