Номенклатура и сроки хранения кадровых документов

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2021 году

  1. 1 год:
    • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
    • данные лиц, не принятых на работу;
    • графики предоставленных отпусков.
  2. 3 года:
    • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
    • записи о трудовой дисциплине;
  3. 5 лет:
    • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
    • выписки по улучшению условий и охраны труда;
    • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
    • данные о командировках;
  4. 75 лет:
    • характеристики и личные карточки сотрудников;
    • трудовые договоры работников;
  5. 50 лет (до востребования владельцем):
    • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
  6. Постоянно:
    • коллективные договоры;
    • личные дела руководителей.

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

Сроки хранения кадровых документов определяется Перечнем архивных документов

Для дел, содержащих другую категорию Приказов, распоряжений и различной документированной информации (к ним относящиеся сводки, справки, информации или доклады) и касающихся ежегодных плановых и оплачиваемых отпусков, дисциплинарных взысканий, учебных отпусков, графиков дежурств, командировок на непродолжительное время (внутрироссийских или зарубежных), Перечнем установлены 5-ти летние сроки хранения кадровых документов.

Документом принято считать документированную информацию, зафиксированную на материальном носителе и имеющую реквизиты, благодаря которым осуществляется ее идентификация. Для организации быстрого поиска и правильного хранения документов, касающихся личного состава, служба управления персоналом должна составлять и утверждать свою Номенклатуру дел по единой унифицированной системе, действующей в организации. Сроки хранения кадровой документации, как прописано в пункте 75 ГОСТ Р 51141-98, устанавливаются Номенклатурой дел организации, которая составляется с учетом сроков хранения, указанных в Перечне типовых архивных документов управленческого характера, образующихся в результате деятельности различных органов власти и организаций (утвержден 25.08.2021 Приказом по Министерству культуры РФ № 558).

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2021 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2021 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2021 года: несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.

Какой срок хранения кадровых документов в организации в 2021 году

С периодичностью раз в пять лет предприятия, которые хранят в архиве кадровую документацию в электронной форме, должны выполнять внимательную проверку работоспособности электронных носителей, где находятся данные, и проверять воспроизведение хранящейся информации.

Бумаги, касающиеся комплектацией штата компании Трудовые соглашения, приказы и распоряжения о приеме на должность, переводе, персональные карточки работников Документы по перемещению сотрудников на протяжении трудового стажа Договора, приказы и распоряжения о переводе в другие организации, о совместительстве, о выполнении функций отсутствующего работника Документы касательно отношения сотрудников к работе Приказы о выделении премий, наград, о надбавках к окладу Бумаги касательно завершения рабочих отношений Приказы о завершении действия трудовых соглашений

Интересно почитать:  Налоговый вычет при протезировании зубов какие нужны документы

Необходимые сроки хранения кадровых документов

Таким документом является приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2021 № 558 (далее — Перечень). Кадровые службы большинства компаний в своей деятельности по обеспечению сохранности кадровых документов руководствуются именно им.

Логично, что после закрытия компании хранить документы будет некому, поэтому процесс передачи документов в архивное учреждение организуется до прекращения деятельности компании. Обычно эту обязанность возлагают на ликвидатора (ликвидационную комиссию) или конкурсного управляющего (если компания объявляется банкротом).

Сроки хранения документов в 2021 году (таблица)

При определении сроков хранения документов в 2021 году компания должна полагаться на действующее законодательство: НК РФ, Федеральные законы от 6 декабря 2021г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2021 г. № 125-ФЗ, а также Перечень типовых управленческих документов (утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2021 г. № 558).

  • при получении убытка (в том числе и от реализации имущества) налогоплательщик должен сохранять документы в течение всего периода учета убытка в налоговом учете
  • при покупке амортизируемого имущества документы хранят 4 года после того отчетного периода, в котором имущество было списано с баланса
  • по безнадежной дебиторской задолженности – 4 года после периода, в котором долг был признан безнадежным.

Помощь: Определение сроков хранения кадровых документов: перечни типовых документов и порядок их применения

В соответствии с Законом РБ от 06.01.2021 № 236-З «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» сроки хранения документов определяются государственной архивной службой Республики Беларусь, поэтому произвольное изменение сроков хранения документов, указанных в перечнях типовых документов, не допускается. В то же время в случае практической необходимости организация может продлевать сроки хранения образовавшихся в ее деятельности документов (например, при возникновении описанной выше ситуации с личными делами совместителей).

Глава 9 «Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников» содержит сроки хранения традиционных документов, образующихся в результате осуществления указанных в названии главы видов деятельности. В связи с расширением практики подготовки организациями специалистов для собственных нужд на договорной основе в эту главу впервые включены договоры о профессиональном обучении (хранятся 3 года после истечения срока действия договора, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии).

Кадровая документация: сколько и как хранить

  • Если стоит пометка «до минования надобности», бумаги сохраняются на усмотрение юридического лица (определяется, имеют ли они практическое значение и устанавливается срок для хранения).
  • Если стоит пометка «экспертно-проверочная комиссия», бумаги необходимо передать в государственные хранилища. Они имеют историческое или научное значение для государства и не подлежат уничтожению. Также допускается хранение такой документации в архиве юридического лица до момента его ликвидации.
Интересно почитать:  Пробить машину по вин коду сайт гибдд

А в 3-й статье поясняется, что именно может являться архивным документом. Согласно законодательным нормам — это любой материальный носитель важной информации, имеющий чёткое название и реквизиты (регистрационный номер и дату издания), позволяющие его без проблем идентифицировать.

Как сделать номенклатуру дел отдела кадров

  • Картотека формируется как по подразделениям, так и по алфавиту.
  • Распоряжения и приказы по кадрам хранятся раздельно. Разделяют их по сроку хранения.
  • Штатное расписание хранится и значится в отделе кадров копией, поскольку оно не самостоятельный документ, а приложение к приказу, определяющему основную деятельность.

    В перечень включены все юридические документы, связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения.

    Новый перечень документов со сроками хранения

    Часть документов организации постоянного срока хранения по Перечню 2021 с отметкой нормативного и правоустанавливающего характера, содержащих сведения о праве владения имуществом, договорных обязательствах и т. п., должны храниться в организации до ее ликвидации. Это связано с тем, что эти документы могут являться основанием для осуществления претензий или исков юридических и физических лиц, а также правоохранительных и судебных органов. Это относится, прежде всего, к ст. 18, 19, 22, 27, 39, 51–53, 55, 62, 71, 77, 79, 85, 105 и т. д. При этом следует также учитывать и их практическое значение для организации.

    Раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями.

    Номенклатура кадровых документов и сроки хранения

    Глава 10 «Проведение аттестации и установление квалификации работников» по сравнению с соответствующим подразделом Перечня-1988 дополнена сведениями о сроках хранения ряда документов, появившихся в последние годы: протоколов и иных документов по присвоению классов, приему экзаменов у лиц, впервые поступающих на государственную службу, конкурсных комиссий по формированию резерва руководящих кадров.

    Для дел, содержащих другую категорию Приказов, распоряжений и различной документированной информации (к ним относящиеся сводки, справки, информации или доклады) и касающихся ежегодных плановых и оплачиваемых отпусков, дисциплинарных взысканий, учебных отпусков, графиков дежурств, командировок на непродолжительное время (внутрироссийских или зарубежных), Перечнем установлены 5-ти летние сроки хранения кадровых документов.

    Новшества в сроках хранения кадровых документов

    В Перечне указаны сроки хранения типовых документов. При отсутствии документа в данном перечне его срок хранения определяется на основании экспертизы его ценности. Такая экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией организации (далее — ЭК) или центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК), создаваемой в организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) органы, организации . Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования экспертной комиссии .

    Документы в организациях формируются в дела . С момента образования дел и до передачи их в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту их формирования .