Приказ о сроках хранения документов в архиве
Сколько хранятся приказы на отпуск? Хранение кадровых документов
В соответствии с общепринятым подходом, их правомерно относить к приказам по личному составу. Данные источники группируются исходя из общих признаков в отдельные дела. Кадровые документы могут составляться как по унифицированным формам, так и по тем, что разработаны предприятием самостоятельно.
Есть кадровые документы, которые необходимо хранить в течение долгого срока. При этом не имеет значения то, в какой организационно-правовой форме функционирует предприятия. Так, законодательством предусмотрено, что некоторые документы должны храниться 75 лет. К таковым относятся, в частности:
Таблица сроков хранения документов в организациях в 2021 году
Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.
- Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
- Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
- Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
- Оценка документации, имеющей:
- политическую;
- хозяйственную;
- научную;
- культурную и пр. ценность
Приказ о сроках хранения документов в архиве
Согласно Решению Высшего Арбитражного Суда РФ от 6 сентября 2021 г. N 7889/11 настоящий приказ, подлежавший опубликованию в полном объеме, при первоначальном опубликовании в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 20 сентября 2021 г. N 38 (без Перечня) не прошел процедуру обязательного официального опубликования, поэтому не влечет правовых последствий, как не вступивший в силу, и не подлежит применению в полном объеме с момента его издания, т.к. опубликование вводной части приказа не может рассматриваться как его публикация, поскольку нормативные положения содержатся в прилагаемом Перечне, без которого опубликованные положения приказа не могут быть применены
Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2021 г. N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
Сроки хранения приказов по личному составу
Соответственно, каждая из категорий имеет свои собственные особенности. Поэтому, перед тем как начинать изучать теорию хранения и учета документации по личному составу в компании, необходимо разобраться, к какому типу относится та или иная бумага. Только после этого удастся, не нарушая установленных правил, осуществить изучаемые процессы. Каковы сроки хранения приказов по личному составу? Что должен знать каждый работодатель о данном моменте?
- Трудовой договор с приказом о приеме на работу.
- Документы о переводе.
- Приказы об установлении определенной зарплаты на той или иной должности.
- Справки, подтверждающие награждение или премирование сотрудников.
- Бумаги о командировках (длительных, зарубежных).
- Личные дела кадров.
- Анкеты, заполняемые при трудоустройстве.
- Приказы об увольнении.
Сроки хранения медицинской документации
- выдача медицинской документации пациенту, которая является учетной, производится по его или законного представителя письменному заявлению, при наличии сведений в них, касающегося его здоровья, предоставляется ему в копиях либо для личного ознакомления, вынос медицинской документации за пределы медицинской организации не допускается;
- в целях соблюдения права пациента на врачебную тайну, медицинская документация выдается иным лицам в предусмотренных законом случаях либо с письменного согласия пациента.
В целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав медицинского архива проводится экспертиза ценности документов. Данным вопросом занимается создаваемая в медицинской организации постоянно действующая экспертно – проверочная комиссия (ЭПК). Экспертиза ценности медицинских документов в медицинской организации проводится при составлении номенклатуры дел (это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме), в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив, а также в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи
Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.
Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2021 года: несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.
Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск
Приказы и заявления принято хранить в архиве фирмы. Их могут добавлять к личному делу трудящегося или содержать в специальной папке. Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.
Законодательство обязывает фирму устанавливать надлежащий контроль над хранением официальных бумаг. Чаще всего приказы и заявления содержатся в личном деле трудящегося. Они также могут храниться в специальной папке. Законодательством четко определено место, где хранить официальные бумаги. Этим местом является архив.
Сроки хранения приказов
Сроки хранения производственных приказов по основной деятельности считаются постоянными. Но это ни в коем случае не означает, что они хранятся навсегда. Документы по основной деятельности хранятся на момент существования организации, следовательно, их нельзя ликвидировать, пока существует и функционирует компания. В случае новых видоизменений компании, ее преобразовании все старые документы ни в коем случае не уходят, а передаются предшествующей компании.
Срок хранения на 75 лет имеют такие распорядительные документы, которые отвечают за оформление трудовых отношений, занимаются трудовыми функциями сотрудников. Это могут быть приказы об устройстве на работу, о прекращении действия трудового договора, об оформлении отпуска, об отправлении в командировку и т.д. Но стоит отметить, что приказы о назначении на должность руководящих лиц, относятся к приказам по основной деятельности. Поэтому личные дела руководителей хранятся на постоянной основе.
Хранение медицинской документации: правовой аспект и сроки
Сегодня действует приказ Минздрава России No834 «Об утверждении унифицированных форм медицинской документации. ». Данный приказ внес значительные обновления в формы медицинских документов, но он регулирует не все формы документов. Поэтому, узаконено использование более узконаправленных приказов, регулирующих частные ситуации. К примеру, приказ Минздрава РФ No107н «О порядке использования вспомогательных репродуктивных технологий, противопоказаниях и ограничениях к их применению» распространяет свое действие на медицинские карты пациентов, использующих вспомогательные репродуктивные технологии.
Уничтожение медицинской документации происходит в двух ситуациях: если закончился срок хранения или если экспертно-проверочная комиссия решила, что в дальнейшем хранении этой документации нет необходимости. Ликвидацией документации также занимается комиссия: создается акт, в который вносится вся информация об уничтожаемых документах. Заполненный акт заверяется всеми членами комиссии.
Какой срок хранения приказов по основной деятельности
Приказы по основной деятельности нумеруются отдельно от других, при этом каждый из них обязательно должен пройти регистрацию в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Данная процедура придает документу юридическую силу и позволяет отслеживать движение и исполнение локального нормативного акта.
Согласно п. 19 части 1.1 раздела 1 Перечня приказы по основной (профильной) деятельности хранятся постоянно. В то же время для организаций, не формирующих государственные (муниципальные) архивы, Перечнем предусмотрены боле щадящие сроки. Так, срок хранения актов с отметкой «постоянно» должен быть не менее 10 лет (примечание к Перечню). При этом исчисление срока начинается с 1 января года, следующего после года издания документа (абз. 4 раздела 1.4 Перечня), то есть срок хранения приказа от 2021 года начинается с 1 января 2021 года.
Уничтожаем документы с истекшими сроками хранения
Статья 13.25 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение требований о хранении документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным. Это карается наложением административного штрафа:
— приказы Минкультуры РФ от 25.08.2021 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень), от 31.07.2021 N 1182 «Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;
Срок хранения приказов на отпуск
Долговременного хранения приказы по личному составу (75 лет) требуется передать в архив организации (по ссылке приведена информация, как это сделать правильно). Они включаются в опись дел по личному составу. На остальные приказы после истечения сроков их хранения можно составить по установленной форме акт об уничтожении документов (образец по ссылке приведен). Документы в организации, как правило, уничтожаются централизованно, поэтому их включают в сводный акт с другими документами всех подразделений организации.
К приказам по личному составу можно отнести документы, касающиеся приема, перевода, увольнения, отпуска, либо командировок. Эта категория документов считается наиболее важной и основополагающей в кадровой деятельности. Так как именно на основании приказов руководителя формируются личные дела сотрудников, трудовые книжки и другие документы работников. Согласно законодательству, эти документы имеют два типа хранения: 75 лет и 5 лет. Поэтому важно для удобства хранения и их последующего нахождения хранить их в разных папках.
17 Дек 2018 uristland 522