Для чего нужна личная карточка работника
Личная карточка работника
При заключении трудового договора работник представляет паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность), трудовую книжку, страховое свидетельство пенсионного страхования, документы воинского учета и об образовании, если для выполнения работы требуются специальные знания (ст. 65 ТК РФ). Из этих бумаг и берутся сведения для карточки. Правда, для заполнения всех пунктов карточки требуется больше информации, чем найдется в упомянутых бумагах. Например, на бланке указывается ИНН, а копия свидетельства в состав документации не входит. Кроме того, принимая совместителя, коммерсант вправе требовать от него лишь паспорт, диплом об образовании, справку о характере и условиях труда по основному месту работы (ст. 283 ТК РФ). То есть данных для заполнения бланка будет еще меньше.
В шапке карточки записывается имя предпринимателя, дата заполнения бланка, табельный номер работника. Он присваивается каждому сотруднику и не меняется вплоть до увольнения. Во избежание путаницы табельные номера повторно используются не раньше чем через 3 года после увольнения работника. Далее пишутся ИНН, номер пенсионного свидетельства. В графе «Алфавит» ставится первая буква фамилии сотрудника. Характер работы указывается так: постоянно, временно. Вид работы — основная или по совместительству — записывается полностью без сокращений.
Личная карточка работника
Личная карточка работника нужна для того чтобы производить полный и всесторонний учет персонала на предприятии. В зависимости от количества сотрудников личные карточки работников располагаются в алфавитном порядке или же делятся по структурным подразделениям. Если вы хотите узнать, как заполнить личную карточку работника, то данная статья поможет вам разобраться в данном вопросе.
Третий раздел личной карточки работника называется «Прием на работу и переводы сотрудника». Все данные, которые вносятся в этот раздел должны основываться на приказах или же распоряжениях касательно приема на работу или перевода на другую работу. Эти данные должны быть обязательно, доводиться до сведения работника и подписываться им.
Личная карточка
Согласно Постановлению Госкомстата России от 05.01.2021 г. №1, ведение личных карточек работников обязательно для организациий. На предпринимателей данное обязательство не распространяется, но они также вправе их вести (поскольку в некоторых случаях это даже полезно, например, в управленческих целях).
Раздел 1. Общие сведения
Пункт 5. «Знание иностранного языка» — предусмотрены следующие степени знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».
Пункт 8. «Стаж работы» — указывается стаж, рассчитанный исходя из записей в трудовой книжке.
Личная карточка работника
- приказ на прием сотрудника на работу (Т-1 или Т-1а);
- трудовая книжка, или другие документы, по которым можно установить стаж;
- паспорт (либо иной удостоверяющий личность документ, например, воинский билет);
- свидетельство о государственном пенсионном страховании;
- документы воинского учета (они представляются лицами, которые подлежат воинскому призыву или являются военнообязанными);
- документы об окончании образовательных учреждений;
- документы о наличии квалификации или специализированных знаний – если работа требует особой подготовки и знаний;
- свидетельство ИНН (о постановке на учет в налоговой структуре).
Кроме того, закон «О бухучете» распространяет свою силу только на бухгалтерский учет, как систему формирования информации об объектах (фактах хозяйственной деятельности, активах, доходах, обязательствах, расходах и иных объектов учета) с целью последующего составления на ее базе бухгалтерской отчетности.
Личная карточка работника Т-2
Если сотрудник трудится на предприятии давно и в отпуска ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, в котором будет продублирована таблица данного раздела. Лист надо вклеить в карточку Т-2.
В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, данный документ, как нам кажется, в принципе не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение, а храниться он должен постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения.
Личная карточка работника
Наименование организации следует указывать полностью, несмотря на то, что для этого всего одна маленькая строчка, остальные поля шапки заполняются в соответствии с датой и предоставленными документами, табельный номер присваивается каждому новому сотруднику и остается неизменным. В графе алфавит первая буква, а в поле характер необходимо указывать характер работы (постоянная, по совместительству), пол можно указывать буквами «М» или «Ж».
Кроме того, популярен вопрос, что писать в колонке «Основания» № 6, в VIII разделе «Отпуска», там заносится номер приказа о предоставлении отпуска . Необходимо заполнять полностью, как отпуска с сохранением зарплаты, так и без сохранения, т.к. согласно ст. 128 ТК РФ, отпуск не может превышать 14 календарных дней, иначе работодатель вправе удержать зарплату ст. 137 ТК. Удобная форма учета, личная карточка Т-2.
Заполнение карточки Т2 (образец)
Помимо этого, ОКИН содержит конкретные кодовые обозначения иностранных языков, которые также должны быть указаны в кодировочной таблице. Таким образом, сведения в строке «5» вносятся в следующем порядке: наименование иностранного языка – уровень владения – кодовое обозначение языка и степени владения им (в таблице). Заполнение карточки Т2, образец: «Немецкий – Владею свободно» Код по ОКИН: 171/ 3.
Первая страница бланка содержит сведения о работнике и уровне его профессиональной квалификации. Заполнение карточки Т2 (образец внесения сведений представлен ниже) начинается с указания наименования организации работодателя в верхней строке бланка. Наименование указывается полностью, в соответствии с уставными документами организации. В кодировочной таблице проставляются цифровые обозначения ОКПО и ОКУД. Далее, в нижерасположенную таблицу вносятся следующие данные:
Личная карточка работника по форме Т-2
Шапка содержит коды ОКУД и ОКПО. При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.
- договор о принятии на работу;
- приказ, выписанный работодателем;
- паспорт;
- трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
- свидетельство о пенсионной страховке;
- диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
- для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
- автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).
Для чего нужна личная карточка работника
Если работник окончил три курса ВУЗа, его относят к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием. Подтверждением такого образования является только справка или диплом о неполном высшем образовании государственного образца (не зачетка и не студенческий билет!).
Образование имеет следующие кодировки по ОКИН:
— начальное (общее) образование — 02;
— основное общее образование — 03;
— среднее (полное) общее образование — 07;
— начальное профессиональное образование — 10;
— среднее профессиональное образование — 11;
— неполное высшее образование — 15;
— высшее образование — 18;
— послевузовское образование — 19.
Личная карточка работника
— Окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его, или обучается на третьем курсе
— Окончивший три курса высшего учебного заведения
— Обучающийся в среднем специальном учебном заведении (техникуме, колледже), но не окончивший его
Личная карточка — форма № Т-2 заполняется на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу на работников всех категорий.
Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2021 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Заполнение личной карточки производит работник кадровой службы. Работник, на которого заполнялась личная карточка, подтверждает подлинность изложенных в карточке сведений подписью в конце раздела II, на второй странице личной карточки.
Для заполнения личной карточки Т-2 необходимы следующие документы работника:
Личная карточка работника — заполняем правильно
Обратите внимание! В личной карточке государственного (муниципального) служащего (форма Т-2ГС (МС)) разд. IV предназначен для внесения сведений о присвоении квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания. Записи в него вносятся также на основании документов, подтверждающих получение чина, ранга и звания, с обязательным ознакомлением служащего под подпись. Соответственно нумерация последующих разделов в карточке по форме Т-2ГС (МС) сдвигается.
Личная карточка — немаловажный документ, который ведется кадровой службой. В нем собрана практически вся информация о самом сотруднике (паспортные данные, сведения об образовании и месте проживания, о семье), а также о его трудовой деятельности в учреждении (от приема на работу до увольнения, включая переводы, предоставление отпуска, повышение квалификации и пр.). Несмотря на такую информативность, довольно часто работодатели не ведут личные карточки, ссылаясь на отсутствие такого требования в Трудовом кодексе. Сегодня вы узнаете, обязательно ли оформлять личные карточки, почему важно их вести и как правильно вносить в них записи.
Личная карточка работника
В разделе VIII «Отпуск» делаются записи о всех видах отпусков (ежегодном оплачиваемом, дополнительном, отпуске без сохранения заработной платы, за ненормированный рабочий день). Здесь указываются вид отпуска, период, за который он предоставляется, количество дней, даты начала и окончания и основание, то есть приказ работодателя.
В разделе III «Прием на работу, переводы на другую работу» записи вносятся на основании соответствующих приказов — о приеме на работу, о переводах. При этом с каждой внесенной записью работник должен быть ознакомлен под роспись, которая вносится в графу 6 раздела.