Регистрация приказов по личному составу пошаговая инструкция
Как заполнить журнал регистрации приказов: требования к бумажной и электронной форме
- О приёме на работу по основному месту, на неполный рабочий день, совместительству, вахтовым методом и др.
- О премировании сотрудников за хорошее исполнение обязанностей или высокие показатели в работе, по случаю профессионального праздника.
- О перемещении работников (перевод сотрудников на работу в другую местность, в другой отдел, изменении заработной платы работников, их повышение в должности и т.д.).
- Об увольнении сотрудников, о расторжении договора по желанию сотрудника или по соглашению сторон, или по другим основаниям.
- О направлении сотрудников в командировку (зарубежную, длительную).
- Об отпуске или командировках, связанных с вредными или опасными для здоровья или жизни работников условиями труда.
- О предоставлении сотрудникам отпуска без сохранения заработной платы.
- О предоставлении сотрудника отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
- О досрочном выходе сотрудника из отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
- Об изменении имени, фамилии, отчества сотрудника.
- О поощрении сотрудника (награждение почётной грамотой, подарком, премирование, объявление благодарности и т.п.).
При помощи электронной формы документа будет достаточно просто собрать эту информацию. Бумажный вариант нужно будет долго и внимательно просматривать, а если нужно будет изучить деятельность сотрудника, например, за четыре года, то в таком случае процесс займёт очень много времени.
Журнал регистрации приказов по личному составу
Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.
У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания. Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.
Как оформлять и вести журнал регистрации приказов по личному составу
Закрытая книга передается в архив. Срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу составляет 75 лет, что необходимо учитывать, оформляя документ. Типографская книга для журнала должна быть качественной: с твердой износостойкой обложкой, плотной бумагой, хорошо проклеенными и прошитыми листами. Наклейка с названием журнала должна хорошо держаться и исключать вероятность отклеивания – во избежание этого можно заламинировать обложку.
Журнал регистрации кадровых приказов заводится с начала деятельности организации и ведется на протяжении всего существования фирмы. Основанием для открытия нового является окончание места для записей в предыдущей книге регистрации – желательно заводить журнал в тетради с большим количеством листов. Досрочное окончание регистрационной формы не предусмотрено.
Особенности кадрового делопроизводства
За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.
График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.
Регистрация приказов по личному составу пошаговая инструкция
Чувствуется большая работа в подборках книг и рекомендаций и главное, опыт и практика людей, а не теория. Еще раз спасибо за книги, журналы и ваш сайт! С уважением, Валентина У. Очень нравится Ваш журнал «Кадровик- практик» и его справочная база ИКС! В базе так много материала, консультаций, образцов документов, пошаговых инструкций и всего- всего. Пользуюсь базой в работе каждый день. Всё подходит и помогает.
Екатерина Сергеевна, инспектор по кадрам. Я получила «Пакет Кадровика» Профессиональной версии. Поскольку я планировала зарегистрироваться в качестве ИП и мне бы потребовались сведения по ведению кадрового учета, то занялась поиском подобной библиотеки. Нашла ваш сайт через поисковик Яндекс. Пакет считаю крайне полезным и удобным, особенно в плане форм документов и пошаговых процедур по учету кадров.
Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии
Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.
При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.
Оформления и ведение журнала регистрации приказов по личному составу
- о приеме на работу;
- о совмещении;
- о перемещении;
- об увольнении;
- о дисциплинарных взысканиях;
- о переводе на другую работу;
- о повышении квалификации, об аттестации, присвоении чинов (званий);
- о поощрении или награждении:
- об изменении фамилии;
- об оплате труда или премировании;
- о выплатах, не являющихся заработной платой, например, компенсации за неиспользованные дни отпуска;
- об отпуске без сохранения заработной платы или об отпуске по уходу за ребенком;
- о дежурстве по основной деятельности по профилю;
- о командировках;
- и другие.
- наименование организации. Оно, как правило, указывается в верхней строке лицевой стороны посередине;
- дата начала ведения журнала (указывается сразу);
- дата окончания ведения журнала;
- индекс журнала (в организации каждому журналу или иному документы присваивается регистрационный индекс документа);
- сведения о работнике, в трудовые обязанности которого входит ведение журнала (эта информация может указываться на лицевой стороне журнала, на оборотной или на каждой странице документа).
Журнал регистрации приказов по личному составу
- Сроком хранения в архиве до 75 лет относят изданные приказы о зачислении в штат сотрудников, увольнении, переводе в другое подразделение компании, оформлении премии и поощрении. Также подлежат хранению 75 лет приказы о получении повышения, присвоения квалификации и высокого рабочего разряда.
- До 5 лет хранят приказы об отпусках, о наложении взысканий, командировках и дежурствах на предприятии. К этой категории относят приказы о работе во внеурочное время, о денежных компенсациях по переработке сверх установленного времени.
Этот журнал можно вести как в обычном бумажном варианте, так и в электронном. Электронный вариант следует защитить от доступа к нему случайных людей: установить пароль. Все правила регистрации приказов относятся и к электронному варианту. В любой момент электронную версию можно отправить на печать, и оформить его в соответствии с требованиями делопроизводства.
Журнал регистрации приказов по личному составу — образец
Поскольку в журнале ведется сквозная нумерация документов в хронологическом порядке, то присвоение порядкового номера каждому из них при регистрации позволит исключить возможность издания распоряжений задним числом. С целью сохранения информации от фальсификации, подлога и неправомерного вмешательства такие журналы в обязательном порядке сшиваются, а каждая страница нумеруется.
- ДС — документы с длительным сроком хранения (75 лет);
- О — приказы об отпуске;
- К — приказы о перемещении сотрудников внутри предприятия и извне;
- КВ — приказы о командировках;
- ПР — приказы о поощрении;
- ВН — приказы о взысканиях из-за нарушения трудовой дисциплины.
Журнал регистрации журнала приказов по личному составу
В этот перечень также включаются другие виды приказов, издание которых связано с трудовыми отношениями. Все остальные распоряжения работодателя, т.е. те, которые не относятся к трудовым отношениям и кадровой службе, являются распоряжениями по основной деятельности.
Отметим, что ранее в обязательном порядке все работодатели должны были вести журналы учета командированных сотрудников. Однако с 8 августа 2021 года это требование стало необязательным. Работодатели теперь самостоятельно принимают решение о ведении таких журналов. И при отсутствии специальной формы, где бы учитывались командированные работники, целесообразно вести отдельную книгу регистрации приказов о направлении в командировку. Образец приведен ниже.
Приказы по личному составу — это какие виды приказов
- организационные — связанные с общими вопросами движения персонала — прием, увольнение, перевод и т. д.;
- дисциплинарные — накладывающие взыскание или напротив предписывающие дополнительно простимулировать работника;
- регламентные — описывающие порядок совершения каких-то действий (например, командировка, очередной отпуск);
- зарплатные — служат для отражения фактов, необходимых для определения размеров и механизмов оплаты труда;
- вспомогательного характера — для корректировки, отмены ранее изданных документов.
- получение сведений о нарушении, как правило, в форме акта или докладной записки;
- истребование пояснений у провинившегося сотрудника в письменном виде;
- рассмотрение всех обстоятельств совершения проступка;
- обобщающий анализ всех полученных данных;
- выбор варианта и формы наказания, соизмеримого с тяжестью проступка.
Приказы по личному составу, что это за приказы: правила составления
В 2021 г. для придания единообразия кадровой документации разных по правовой форме предприятий и организаций Госстандартом разрабатываются унифицированные формы управленческих документов, в том числе и кадровых приказов. Такое нововведение позволило упорядочить кадровое делопроизводство и предоставляемую контролирующим инстанциям отчетность.
Распоряжения руководителя каждой организации направлены на решение общих и текущих задач, обеспечение оперативного управления различными процессами. Приказы по кадровому составу отличает от прочих и выделяет тот факт, что они регулируют именно трудовые, а не иные отношения между гражданами-работниками и органами управления работодателя. Иными словами, касаются отдельных сотрудников или всего коллектива.
17 Дек 2018 uristland 518