Штраф за отсутствие табеля учета рабочего времени

Правила ведения упрощенного табеля учета рабочего времени

В таком случае рекомендуется не прописывать периодичность во внутренних документах. Это позволит распределить смены, как требуется, и не выйти за установленный законодательством часовой норматив. Однако принцип подобной организации труда предопределяет иной подход к учёту времени. Ведь здесь самим договором предполагается переработка — посменная и повахтенная работа. В этом случае в табеле проставляется не количество часов, которые сотрудник затратил на выполнение функций, а стандартный рабочий день.

Многие полагают, что упрощенным он назван из-за небольшого количества требований к ведению и оформлению, по сравнению с Т13. Это утверждение верно, но отчасти. Основная разница в том, что «упрощенная» разновидность бланка заполняется вручную, в то время как вторая существует в электронном варианте, в специализированных системах учёта рабочего времени.

Табель учета рабочего времени учет рабочего времени

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, заявления о совместительстве, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, приказов работодателя (о направлении работника в командировку, о предоставлении отпуска, об отстранении от работы и т. п.), листков временной нетрудоспособности, медицинских справок, докладных и объяснительных записок, актов и т. п.).

Фактическое нахождение сотрудников организации за пределами РФ подтверждается отметками органов пограничного контроля о пересечении границы в заграничном паспорте. Если таких отметок нет, то для учета дней пребывания за границей подойдут сведения из табеля учета рабочего времени. При подсчете дней нахождения гражданина за пределами РФ для определения его налогового статуса (резидент/нерезидент) цель выезда значения не имеет. Не учитываются только дни пребывания за границей при краткосрочном лечении или обучении (Письмо Минфина России от 7 октября 2021 г. N 03-04-06-01/292).

Табель учета рабочего времени на 2021 год

Для того, чтобы табель по учету за отработанным временем персонала велся правильно и своевременно, назначьте ответственное лицо по учету. Такие обязанности прописываются внутренним нормативным документом фирмы, и чаще всего возлагаются на кадровика, секретаря, бухгалтерию и т.п.

Бланк табеля по учету отработанного рабочего времени составляется уполномоченным лицом в одном экземпляре. В него заносят данные о фактических выходах на работу сотрудника или неявках на рабочем месте, о сокращенной продолжительности трудового дня и так далее.

Бланки табеля учета рабочего времени: правила и санкции

Отличие состоит в способе учета данных, бланк Т-12 является наиболее распространеннойформой и предполагает ручное заполнение табеля, модификация Т-13 служит для автоматического заполнения. Скачать их образцы можно из Интернета. Для заполнения формы Т-13 можете пользоваться любой удобной программой для бухгалтеров.

  1. Несоответствие данных по заработной плате, указанных в табеле и документах первичной отчетности.
  2. Несоответствие данных по заработной плате, указанных в табеле и платежно-расчетных документах.
  3. Неверное использование обозначений кодов и не учтенные переработки и сверхурочные.
  4. Неправильный расчет сумм пособий по листку временной нетрудоспособности.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Существуют две утвержденные формы: Т-12 и Т-13. Их отличие в том, что в первой не только учитывается рабочее время, но и есть графы для расчета ежемесячной оплаты труда. Заполняются они по одной схеме, а именно каждый месяц первого числа открывают новый табель. В нем необходимо заполнить графы:

Рабочее время и его учет — это важные составляющие любой организации, позволяющие контролировать деятельность компании и дисциплинировать сотрудников. Для того чтобы упростить эту процедуру, была разработана специальная форма — табель учета рабочего времени. Он существует как в бумажном, так и в электронном варианте. И у каждого из видов есть свои нюансы в заполнении.

Табель учета рабочего времени

Трудовое законодательство РФ обязывает работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 3 ст. 91 ТК РФ). Под рабочим же временем понимается время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами РФ относятся к рабочему времени (ч. 1 ст. 91 ТК РФ). Рабочее время устанавливается в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора.

Для оформления данных такого учета Госкомстатом России разработаны унифицированные формы «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» (форма N Т-12, код по ОКУД 0301007) и «Табель учета рабочего времени» (форма N Т-13, код по ОКУД 0301008) (утв. постановлением от 05.01.04 N 1). Данные унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда должны применять юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.
Табель учета использования рабочего времени применяется для:
— получения данных о фактически отработанном работниками времени, времени болезни, отпусков, простоя и других формах использования рабочего времени, в том числе и прогулов;
— для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени;
— для расчета заработной платы;
— для составления статистической отчетности по труду.
Для бухгалтеров табель, в первую очередь, первичный документ, который является основанием для начисления заработной платы. Он в развернутом виде подтверждает один из фактов хозяйственной деятельности — исполнение работником обязательств по трудовому договору.
Табель учета рабочего времени понадобится бухгалтерской службе и при расчете среднедневного заработка для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска, если один или несколько месяцев расчетного периода сотрудником будут отработаны не полностью. Поскольку для такого расчета необходимо будет определять количество календарных дней в этом месяце, приходящихся на отработанное время (п. 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.07 N 922).
Практически все проверяющие, а таковыми могут быть налоговики, работники государственных внебюджетных фондов и трудовой инспекции, интересуются наличием табеля рабочего времени.
Отсутствие данного документа при налоговой проверке по налогу на прибыль является поводом для «изъятия» из состава затрат начисленных сумм заработной платы и исчисленных из такого дохода сумм ЕСН и страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Такое «изъятие» повлечет за собой признание недоимки по налогу. А это, в свою очередь, позволяет налоговикам выставить штрафные санкции в соответствии со статьей 122 НК РФ.
Неведение табеля учета рабочего времени или же его несохранение в течение срока, установленного законодательством РФ, работники налогового ведомства могут квалифицировать как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, поскольку отсутствует первичный документ для начисления заработной платы. В этом случае штрафные санкции могут быть выставлены в соответствии с пунктом 1 статьи 120 НК РФ. Такие действия налоговиков не находят возражений и у судей (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.11.05 по делу N А56-14249/2021).
Данные табеля учета рабочего времени могут подтвердить статус работника в качестве налогового резидента РФ при исчислении НДФЛ (письмо Минфина России от 25.10.04 N 03-0501-04/56). В то же время эти же данные предлагают использовать чиновники при определении величины дохода, получаемого сотрудниками в натуральной форме (письма Минфина России от 17.07.07 N 03-04-06-01/247, от 19.06.07 N 03-11-04/2/167, от 24.01.07 N 03-11-04/3/16, от 04.12.06 N 03-03-05/21).
Табель учета рабочего времени могут затребовать и контролеры из Фонда социального страхования РФ. В первую очередь, их заинтересует подтверждающий факт недоначисления заработной платы до величины оклада работника. Правильность расчета пособий по временной нетрудоспособности они постараются перепроверить данными из табеля. Листок временной нетрудоспособности подтверждает лишь подлинность указанных в табеле данных о фактически отработанном времени, но не является основанием для занесения таких данных в табель. Основанием же внесенных в табель данных является факт отсутствия или присутствия работника на рабочем месте.
До 2021 года размер пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам определяется путем умножения размера дневного пособия на число рабочих дней, приходящихся на период временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам. В знаменателе же при определении размера дневного пособия необходимо было указывать количество фактически отработанных дней за расчетный период (12 календарных месяцев до наступления страхового случая). Без табеля же учета рабочего времени невозможно было установить количество отработанных дней (постановление ФАС Московского округа от 05.04.06, 28.03.06 N КА-А41/2352-06 по делу N А41-К2-14967/05).
Напомним, что в последние два года при расчете пособия по временной нетрудоспособности используются календарные дни. И их количество позволяет определить опять же упомянутый табель.
Представители трудовой инспекции на основании табеля попытаются оценить соблюдение работодателем норм трудового законодательства по продолжительности рабочего времени. При обнаружении нарушения норм, касающихся сверхурочных работ (ст. 99 ТК РФ), ими может быть наложен административный штраф в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ как на организацию, так и на ее руководителей.
Важность достоверности информации о фактически отработанном сотрудниками времени проявляется и в уровне дисциплины труда в организации. Именно данные табеля учета рабочего времени в совокупности с другими документами в большинстве случаев являются основанием для принятия работодателем решения о наложении дисциплинарного взыскания на сотрудника.
Как видим, без ведения табеля учета рабочего времени организации не обойтись.

Интересно почитать:  Проверка задолженности федеральная служба судебных приставов

Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Код НН, или отсутствие работника по невыясненным причинам, проставляется всякий раз и до тех пор, пока работника нет на работе, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже в случае, если руководитель отсутствующего лица клянется, что работник в прогуле (код ПР), не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета, дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий свое отсутствие, а то может случиться так, что табель с неверным кодом будет предоставлен в бухгалтерию, а в последующем окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине, и тогда придется вносить изменения в документы первичного учета.

В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул — ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы — НВ или 28.

Табель учета рабочего времени на 2021 год

Отметим, что табель учета рабочего времени может понадобиться инспекторам труда и налоговым организациям. Получив его на руки, сотрудники указанных инстанций смогут вычислить совершались ли по отношению работников нарушения, к примеру, незаконные переработки.

Также данный документ позволяет начальнику мониторить соблюдение рабочего режима, первым узнавать о прогулах, болезнях подчиненных и переносить эти сведения в статистическую отчетность. Для правильного заполнения подобных бланков, необходимо знать о некоторых особенностях, прописанных в действующем законодательстве.

Образец заполнения формы Т-12 табеля учета рабочего времени

Ведут документ специально назначенные сотрудники: они фиксируют рабочее время по каждому дню. Как правило, ответственный за корректное оформление – это директор структурного подразделения (например, отдела продаж). Ответственность может разделить и его заместитель. Если компания достаточно большая, вводят специальную должность табельщика, который и фиксирует все сведения.

Интересно почитать:  С Какого Возраста Можно Детям Летать На Самолете

Планируемая продолжительность смены и общее количество рабочих дней в месяце практически всегда будут отличаться от часов и дней, которые были отработаны фактически. Для фиксирования факта и ведется табель учета: он позволяет собрать все сведения о рабочем времени, которое было на самом деле отработано.

Особенности заполнения табеля учета рабочего времени

Бухгалтерия Может верно производить начисления выплат по больничным, отпускным, премиальным, командировочным. При отклонении от графика, бухгалтеру придется воспользоваться 1С для расчета зарплаты с учетов прогулов или опозданий. Кадровая служба Основывается на установленной в табеле информации о работе сотрудников, принимая решения о поощрении или наказании. Руководитель На основании полученных сведений, могут приниматься взвешенные решения относительно оптимального управления фирмой. В учет принимается число больничных листов, пропусков, прогулов, или, наоборот, переработок.

  • титульный лист, помимо информации о названии организации, содержит цифровой код;
  • при отсутствии изменений, в графе ставится обозначение «0»;
  • если производились корректировки, указывается порядковый номер внесения изменений;
  • графы 20, 37 содержат информацию о промежуточных и месячных итогах рабочего времени;
  • дополнительные расчет в форме не производятся.

Табель учета рабочего времени в 2021 году: бланки по форме Т-12, Т-13, образец заполнения

  1. Во-первых, кадровик записывает отработанные часы каждого сотрудника. Причины прогулов и пропусков индексируются (приходится не только писать объяснительные с печальным лицом) согласно коду формы Т-12.
  2. Во-вторых, табель рабочего времени заполняет только уполномоченное лицо. На них ставят подпись руководитель структурного подразделения и работник, ответственный за кадровый учет. Документ заполняется ежемесячно. Подписанный лист передают в бухгалтерию.
  3. В-третьих, дополнительные выходные, организованные по инициативе фирмы, записываются особым образом. Рабочие дни в праздники тоже нужно отметить соответствующим кодом.

Прописываются выходные по-разному, у каждого варианта свой код. Никто не хочет путаницы во время проверки, поэтому надо отнестись к написанию их очень ответственно. Определяется код от того, как фирма оплачивает выходные, на каком основании они были поставлены.

Штраф за отсутствие табеля учета рабочего времени

4. В случаях, когда в рабочее время работника включаются периоды выполнения работ не на рабочем месте либо их выполнение не может быть зафиксировано работодателем конкретным временем, эти периоды отмечаются в документах учета рабочего времени как выполнение объема работ, установленного трудовым договором.

В государственных учреждениях учет рабочего времени ведется по законодательно установленной форме табеля (форма №421 Приложения №59 к Приказу и.о. Министра финансов Республики Казахстан от 02.08.2021 г. № 390 «Об утверждении Альбома форм бухгалтерской документации для государственных учреждений»