Обязательны ли журналы регистрации кадровых документов
Обязательны ли журналы регистрации кадровых документов
Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу (75 лет хранения) ведется организацией для упорядочения хранения и поиска приказов по личному составу. Этот документ заполняет кадровый специалист или специалист сферы делопроизводства. Журнал можно вести рукописно или в электронной форме .
Трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя вести журналы учета приказов. Работодатель вправе самостоятельно определить, вести ему один журнал учета всех приказов, несколько журналов учета по каждому виду приказов или не вести журналы вовсе. Логически обоснованным и более удобным с позиции организации работы кадровой службы представляется ведение раздельных журналов по каждому виду приказов. При таком способе ведения сотрудник кадровой службы быстрее найдет необходимую информацию, кроме того, она дополнительно будет защищена от утраты.*
Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия
Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении. Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.
Регистрировать приказы задним числом исключено по причине того, что журналы регистрации следует нумеровать, прошивать и скреплять печатью. Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация.
Журналы регистрации кадровой документации
Следует отметить и недостатки журнальной формы регистрации. Справочная работа по документам может быть очень трудоемкой; если не знать точной даты и номера документа, приходится просматривать весь журнал. Кроме того, ведение контроля над сроками исполнения документов по журналу практически невозможно — просто нет места для внесения сведений о контролируемых документах.
Однако в крупных кадровых службах разрабатывается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Например, индекс «К» прибавляют к номеру приказов о движении кадров (прием, перевод, увольнение). Но при большой штатной численности и различных категориях персонала (специалисты, рабочие, служащие) к первоначальному индексу «К» разрабатывают условные обозначения каждой категории персонала. Например: «Кр» — кадровые приказы рабочих; «Ксп» — служащих; «Кс» — специалистов. Значит, для регистрации только приказов о приеме на работу следует завести три журнала, а для хранения этих документов — три дела, в которые эти приказы подшивают.
Какие журналы регистрации кадровых документов необходимы
А согласно п. 3.5.5. «Основных правил работы архивов» приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Поэтому приказы 75-летнего и 5-летнего срока хранения нужно формировать в отдельные дела и, следовательно, регистрировать отдельно.
В этом журнале регистрируются приказы по основной деятельности, утверждающие локальные акты и штатное расписание, приказы о назначении ответственных, другие приказы, регулирующие деятельность предпринимателя (режим работы, проведение аудитов, аттестаций и т.п.). Эти приказы не являются кадровыми, но предпринимателю приходится их тоже издавать, поэтому мы указали и этот регистрационный журнал.
Обязательны ли журналы регистрации кадровых документов
А согласно п. 3.5.5. «Основных правил работы архивов» приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Поэтому приказы 75-летнего и 5-летнего срока хранения нужно формировать в отдельные дела и, следовательно, регистрировать отдельно.
Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.
Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.
При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.
Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу
Приказы: приказы о приеме на работу, о предоставлении отпусков работникам, об увольнении работников, о переводах, командировках, о назначении ответственного лица за ведение, учет и хранение трудовых книжек, и др. (ст. 62, 68, 84.1, 193 и др. ТК РФ, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2021 N 225)
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2021 N 225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2021 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»)
Перечислите обязательные журналы и книги регистрации, которые должны быть в кадровом отделе
Учет информационно-справочных документов Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель). Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:
Порядок работы с документами Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота , как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации. При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 . Виды кадровых документов На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:
Перечень необходимых кадровых документов
Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока:
— обязательные,
— рекомендованные,
— зависящие от специфики организации.
Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ.
Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы.
Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании.
Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.
Что же конкретно нужно иметь в составе кадровой документации организации? Список кадровой документации предприятия:
Документ Ссылка на законодательство В каких случаях оформляется Общие документы Правила внутреннего трудового распорядка Ст. 189 ТК РФ Обязательно Штатное расписание Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2021 г. Обязательно Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2021 г. Обязательно Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием Единый тарифно-квалификационный справочник Обязательно, если должностные обязанности не урегулированы в трудовых договорах Положение о персональных данных работников Ст. 86 ТК РФ Обязательно Положение об оплате труда работников Раздел VI ТК РФ Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах Положение о премировании и материальном стимулировании работников Раздел VI ТК РФ Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах Положение об охране труда Раздел X ТК РФ Не обязательно Инструкции по охране труда по профессиям Раздел X ТК РФ Обязательно Журнал инструктажа (ознакомление с инструкциями) Раздел X ТК РФ Обязательно Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования Ст. 69 ТК РФ Лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами График отпусков Ст. 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2021 г. Обязательно Положение о коммерческой тайне Федеральный закон № 98-ФЗ от 29.07.2021 г. «О коммерческой тайне» Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник должен сохранять коммерческую тайну Коллективный договор Глава 7 ТК РФ Не обязателен, заключается по соглашению сторон Индивидуальные документы Трудовой договор Ст. 16, 56, 67 ТК РФ Обязательно Приказ о приеме на работу Ст. 68 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2021 г. Обязательно Личная карточка работника Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2021 г. Обязательно Трудовая книжка Ст. 66 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 16.04.2021 г. № 225 «О трудовых книжках», постановление Минтруда России от 10.10.2021 г. № 69 Обязательно Договоры о полной материальной ответственности Приложения № 2 и № 4 к постановлению Минтруда России от 31.12.2021 г. № 85 Обязательно в случаях установления полной материальной ответственности Приказ о предоставлении отпуска работнику Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2021 г. Обязательно Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы Ст. 128 ТК РФ Обязательно Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2021 г. Обязательно График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы
Обязательно ли иметь журнал регистрации приказов по личному составу
На лицевой стороне журнала указывается даты начала и окончания его ведения, индекс данного журнала по номенклатуре дел (если таковая имеется). Лицевая сторона журнала регистрации приказов по личному составу (наименование организации) ОТДЕЛ КАДРОВ ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ Начат « » 20 г.
Поэтому желательно использовать толстую тетрадь, чтобы не пришлось ее часто менять. Так как журнал регистрации – один из основных документов, которые передаются в архив, в компании должен быть сотрудник, что будет отвечать за его ведение. Назначают такого человека, издав приказ. Но бывает, что соответствующее обязательство прописывается в должностных инструкциях специалистов по кадрам.
Обязателен ли журнал регистрации приказов по личному составу в 2021 году
Сведения о сотруднике Что отвечает за ведение журнала, могут прописываться на обложках документа, на каждом или последнем листе Каждый лист нужно защитить от изъятия и вложения Поэтому журнал прошивают Отражение ФИО должно быть полным, А название должности, специальностей и профессий – согласно штатному расписанию Подчистка, исправление, удаление не допустимы (о чем говорилось выше) При необходимости корректировки написанного, запись зачеркивают так, чтобы она могла быть прочитана. Новую запись делают в этой же графе. Если есть пункт «Примечание», в нее пишут исправление. Если такого пункта нет, то можно сделать отметку ниже, аналогично тому, как это делается в трудовых книжках (запись такая-то в графе такой-то недействительна). Затем прописывается новая информация Журнал регистрации – внутренний документ Его нельзя передавать кому-либо, кроме специалистов отдела кадров. Передача возможна только при наличии письменного распоряжения начальства Руководитель подразделения или иное должностное лицо компании Может ознакомиться с журналом только в присутствии лиц, что отвечают за его ведение Журнал регулярно передается начальнику отдела, чтобы тот проверил Своевременно и правильно ли приняты решения, а также мог подготовить отчет, доклад, проанализировать кадровую работу Порядок индексации разрабатывается в компании —
Каждый приказ стоит Регистрировать в день, когда его издали Регистрируют любое распоряжение Руководителя относительно работника Если приказ не зарегистрирован Он не будет иметь юридической силы Обычно журнал ведут за текущий год С начала следующего года нумерация начинается сначала Все приказы имеют уникальные коды Поэтому не возникнет трудности при необходимости их отыскать Журнал могут вести в бумажном или электронном формате Журнал регистрации приказов по личному составу в электронном виде предполагает установление защиты (пароля)
Как регистрировать кадровые документы
Далее необходимо разделить журнал на графы (лучше разграфить сразу все страницы). Чтобы защитить документ от изъятий и вложений, все страницы журнала нумеруют, журнал прошнуровывают и скрепляют печатью. Журнал заверяется подписью руководителя кадровой службы, заместителя генерального директора по работе с персоналом или генерального директора.
1. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а ниже, в той же графе, делается правильная запись. В графу «Примечания» (если эта графа есть в журнале) вносится запись: «Исправлено в графе такой-то», а ниже ставится подпись с расшифровкой и дата по следующему образцу:
Обязательны ли журналы регистрации кадровых документов
Не предусмотрена Произвольная Для систематизации приказов, отражения вида и продолжительности предоставляемых отпусков 5 лет Журнал учета поощрений работников Не предусмотрена Произвольная Для систематизации поощрений и совершенствования системы мотивации 75 лет Журнал учета дисциплинарных взысканий работников Не предусмотрена Произвольная Для учета наложенных взысканий, анализа причин нарушений дисциплины труда и выработки предложений по ее укреплению 75 лет Журнал регистрации приказов об увольнении Не предусмотрена Произвольная Для систематизации приказов, отражения причин и дат увольнения работников 75 лет Журнал регистрации листков нетрудоспособности Не предусмотрена Произвольная Для отражения данных о листках нетрудоспособности, периодах болезни и составе болеющих 5 лет Журнал учета работников, выбывающих в командировки Не предусмотрена Произвольная.
Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала. Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок.
В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся сотрудников.
Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых).
