Вкладыш в трудовую книжку как заполнять
Как правильно вшить и заполнить вкладыш в трудовую книжку
Иногда кадровики спешат и сразу пришивают вкладыш, а после начинают его заполнять. Это нередко приводит к тому, что в результате сведения вкладыша различаются от данных на титульной страничке основного документа. В связи с этим приходится откреплять вкладыш, делать исправления в трудовой книжке, что само по себе является хлопотным делом.
После того, как в трудовой книжке были заполнены все разделы, работодатель обязан самостоятельно позаботиться об оформлении вкладыша, который является продолжением основного документа. Трудовым кодексом была утверждена форма вкладыша. Использование других бланков запрещено, так как из-за них трудовая книжка сотрудника может быть признана недействительной, и работодатель будет обязан уплатить штраф за неправильное ведение и хранение таких документов.
Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Правила заполнения вкладыша
- бланк вкладыша ведется так же, как и сама трудовая книжка;
- без трудовой вкладыш не действителен;
- нумерация в бланке продолжает ту, что начата в трудовой;
- если отметка в трудовой книжке оборвалась, то ее продолжают на первой странице вкладыша;
- при смене фамилии исправления делают и в трудовой, и на новом бланке;
- если на вкладыше не стоит печать организации, в которой он заведен, а гражданин уже сменил место работы, ему необходимо обратиться к бывшему работодателю за её проставлением.
Редко человек долгое время, а то и всю жизнь, трудится на одном месте. В большинстве случаев у людей довольно большой послужной список в трудовой книжке. А так как количество страниц для записи о местах работы в ней ограничено, то и приходится приобретать вкладыш. Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Как правильно сделать запись? Эти и другие нюансы рассмотрим в этой статье.
Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку в 2021 году
- Второй столбик имеет дату внесения записи.
- Следующий – данные о трудоустройстве человека, увольнении. Сокращения слов не допустимы.
- В четвертом пишут название, дату и номер документы, на основании которого прописывают сведения
Информацию о том, что вкладыш был выдан, прописывают в трудовой книжке Пишут номер и серию бланка. В законодательстве нет точного описания, как должна располагаться информация о выдаче вкладышей. Обычно она отражается вверху справа Штамп Лучше ставить тогда, когда документ уже оформлен Далее перепроверяют записи Не должно быть ошибок Вкладыш прошивается —
Зачеркивание граф для сведений о поощрении Переименование ее в сведения о работе Вписывание данных о стаже — Вклеивание чистых листов Из бланка трудовой книжки для продолжения внесения записей Оформление новых трудовых книжек Для дополнительных записей
Как заполнить вкладыш в трудовую книжку
Доверенность на получение трудовой книжки — это документ, которым владелец бланка делегирует свое право другому лицу. В соответствии с ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, при увольнении в последний день работы работодатель обязан не только произвести с работником полный расчет, но и выдать ему основной документ, содержащий сведения о работе — трудовую книжку. Но иногда сделать это по различным причинам не представляется возможным: человек, например, может отсутствовать в этот день на работе, работать на удаленном объекте или просто забыть зайти в отдел кадров. В таких случаях уже бывшие сотрудники часто обращаются к кадровикам с вопросом, можно ли забрать трудовую книжку по доверенности другому лицу, родственнику или просто знакомому.
Затем его подшивают к ТК. На первой странице проставляется штамп «Выдан вкладыш». Указываются реквизиты вставного листа. Штамп можно заменить рукописной записью. Место штампа не оговорено правилами, но он должен ставиться так, чтобы записи были понятны и информация с оттиска была читаема.
Вкладыш в трудовую книжку как заполнять
- каждая запись нумеруется сквозным типом;
- вся вносимая информация должна быть на русском языке; если на территории РФ функционирует предприятие из другого государства, допускается дублирование текста на другом языке;
- нельзя использовать сокращения;
- дата имеет формат ДД.ММ.ГГГГ;
- пишутся арабские цифры, перед одиночными проставляется «0»;
- все вносимые сведения заверяются печатью организации;
- разрешенные цвета шрифта: синий, фиолетовый, черный.
- для кадровика – за нарушение ст.192-193 Трудового кодекса выплачивается административный штраф 1000-5000 руб.;
- для руководителя – согласно ст. 5.27 КоАП, взыскание в размере 30000-50000 руб. или остановка деятельности фирмы на 3 месяца.
Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку
- Как уже указывалось выше, вкладыш ведется так же, как и сама книжка.
- Следует помнить, что без трудовой книжки сам по себе вкладыш не имеет юридической силы (недействителен).
- Нумерация во вкладыше не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой книжке. Например, номер последней записи в трудовой в данных о работе – «16». Значит, первая запись во вкладыше будет под номером «17».
- Не стоит переживать, если место на странице в трудовой книжке уже закончилось, а начатая запись еще нет. В данном случае запись переносится во вкладыш с того места, на котором оборвалась.
- Если во время трудовой деятельности у сотрудника произошла смена фамилии, то исправить фамилию нужно как в самой трудовой книжке, так и во вкладыше к ней.
- Если наниматель, который завел вкладыш, не проставил в него свою печать, а сотрудник уже трудится на другой работе, то за проставлением печати во вкладыш трудящемуся необходимо обратиться именно к нанимателю, оформившему вкладыш (т. е. к предыдущему).
Как оформить вкладыш в трудовую книжку – вопрос, с которым время от времени сталкиваются работодатели. В трудовой книжке определенное количество страниц, которые со временем полностью исписываются, и в этом случае приходит на помощь вкладыш в трудовую книжку. Что такое вкладыш, зачем его заполнять, и как это правильно сделать, подробно рассмотрим в этой статье.
Как вшить и оформить вкладыш в трудовую книжку — образец заполнения и правила заполнения
В ходе трудовой деятельности физического лица он может неоднократно получать образование и приобретать специальности. Сведения о вновь приобретенном образовании заносятся в трудовую. Есть ли необходимость вносить всех их во вновь заводимый вкладыш? Занесению во вкладыш подлежат все записи. Основание такой позиции – указание закона на необходимость ведения вкладыша по правилам ведения самой книжки.
Вкладыш в трудовую книжку, как и сама она, является документом, который подтверждает трудовую деятельность работника и его стаж. Его оформление и ведение подчиняется строгим требованиям нормативных документов. Рассмотрим основные правила выдачи, ведения и оформления вкладыша, типичные ошибки, которые допускают работодатели.
Штамп — Выдан вкладыш — в трудовую книжку
Его покупкой, так же как и книжки занимается работодатель, обычно большое предприятие имеет договора с типографией по закупке данных документов. Производятся оба документа централизовано на государственной типографии Гознак, имеют серию, номер и защиту от подделки.
- Вносят личные данные работника в титульный лист с его слов – необходимо иметь перед собой копии или оригиналы документов, являющихся носителем информации.
- Делают оплошности в процессе заполнения граф относительно даты приема на работу, указания наименования организации, отсутствие должности или структурного подразделения, сокращение любых слов – это недопустимо.
- Запись о переводе заверяется подписью работодателя и печатью организация, данная ошибка неисправима.
- Использование граф не по назначению, например, если закончились графы для указания места работы, начинается для данных целей применение разделов о поощрениях.
Вкладыш в трудовую книжку
Вкладыш в трудовую книжку – это документ строгой отчетности, который выдается сотруднику работодателем в том случае, когда какой-то из разделов его трудовой заполнен полностью и нет пустого места для внесения новых записей. Он вшивается между ее последней страницей и задней обложкой. Купить вкладыш в трудовую книжку могут только юридические лица либо их представитель по доверенности, поэтому выдаются они сотруднику работодателем, а затем с работника взимается плата за его приобретение.
Данный документ имеет утвержденную форму и состоит из 9 разворотов «Сведений о работе» и 8 разворотов «Сведений о награждениях». Количество вкладышей в трудовую неограниченно. При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки делается надпись либо ставится штамп «Выдан вкладыш» (как правило, в правом верхнем углу), указывается его серия и номер. Без трудовой книжки вкладыш является недействительным.
Как заполнить вкладыш в трудовую книжку
Если человек работает 25—30 лет на различных должностях и организациях или при склонности человека к частой перемене мест работы все страницы с заголовком «Сведения о работе» оказываются полностью исчерпанными. Реже это случается при полном заполнении других полей. Тогда приходится оформлять вкладыш. Последний не является просто листками, вшитыми или вклеенными в трудовую книжку. Этот документ имеет защиту от подделок.
Цена книжек 2021 году колеблется от 180 до 250 рублей (при покупке одного экземпляра). Где купить вкладыш в трудовую книжку. Право на печать этого документа имеет в России только одна организация «Гознак». Продают их специализированные магазины. Никакие «скачанные» из интернета образцы недействительны. Адреса и контакты организаций, которые в вашем регионе продают вкладыши к ТК, легко найти в интернете. При покупке следует обращать внимание на то, чтобы обложка была выполнена из плотного картона.
Как оформить вкладыш в трудовую книжку
Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:
Законодательством РФ возможность внесения записи о вкладыше в трудовую книжку вместо проставления штампа прямо не предусмотрена, но это действие кадровика не является противозаконным. Подобной позиции придерживаются многие эксперты, а также суды (определение Мосгорсуда от 12.10.2021 № 4г/7-8997/10 по процессу № 2-4901/09).
Правила заполнения трудовой книжки работника
Если в трудовой книжке по каким-либо причинам не была своевременно произведена запись об осуществленных изменениях, работник может обратиться с заявлением к работодателю, представив официальный документ, подтверждающий произошедшее событие, которое необходимо зафиксировать.
- в первой графе проставляется порядковый номер текущей записи;
- во второй проставляется официальная дата, с которой сотрудник считается зачисленным в штат (а не дата подписания приказа);
- в третьей графе указывается полное и сокращенные наименования организации-нанимателя, а так же точное наименование должности, на которую назначается работник, указывается его квалификация;
- в четвертую графу заносится номер и дата приказа о зачислении нового сотрудника в штат.
