Журнал регистрации приказов по личному составу бланк
Как правильно оформить и вести журнал регистрации приказов по личному составу
На обложке, помимо наименования, должен быть ясно различимый индекс ЛС (личный состав). Для журнала учета отпусков индекс будет О, для больничных – Б. Если эти журналы совмещены, то индекс – ОБ. Так же индексируются титульный лист, все страницы, помимо номеров, и последняя страница. По закону индексации не требуется, но работать с индексированными журналами куда удобнее.
Для журнала регистрации приказов по личному составу бланк законодательно утвержденного образца не предусмотрен. Вести его можно в произвольной форме. Но, если, допустим, трудовые договоры можно учитывать и не в журнале (хотя для любой проверки это станет поводом для придирок), то приказы по личному составу должны заноситься именно в журнал, на бумаге или в электронной форме.
Журнал регистрации приказов по личному составу
- О приеме работника на работу (Форма Т-1, Т-1а)
- О переводе работника на другую работу (Форма Т-5, Т-5а)
- О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-8, Т-8 а)
- О направлении работника в командировку (Форма Т-9, Т-9а)
- О поощрении работника (Форма Т-11, Т-11а)
Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.
Оформления и ведение журнала регистрации приказов по личному составу
- наименование организации. Оно, как правило, указывается в верхней строке лицевой стороны посередине;
- дата начала ведения журнала (указывается сразу);
- дата окончания ведения журнала;
- индекс журнала (в организации каждому журналу или иному документы присваивается регистрационный индекс документа);
- сведения о работнике, в трудовые обязанности которого входит ведение журнала (эта информация может указываться на лицевой стороне журнала, на оборотной или на каждой странице документа).
- о приеме на работу;
- о совмещении;
- о перемещении;
- об увольнении;
- о дисциплинарных взысканиях;
- о переводе на другую работу;
- о повышении квалификации, об аттестации, присвоении чинов (званий);
- о поощрении или награждении:
- об изменении фамилии;
- об оплате труда или премировании;
- о выплатах, не являющихся заработной платой, например, компенсации за неиспользованные дни отпуска;
- об отпуске без сохранения заработной платы или об отпуске по уходу за ребенком;
- о дежурстве по основной деятельности по профилю;
- о командировках;
- и другие.
Заполнение журнала регистрации приказов по личному составу
- Прием/перевод/увольнение/перемещение с/на работу.
- Аттестация, вопросы квалификации, присвоения разрядов, чинов и т.п.
- Оплата труда и премирование.
- Поощрения, награждения.
- Отпуска: без содержания, по уходу за ребенком, с тяжелыми (вредными/опасными) условиями производства.
- Длительные командировки.
- Дежурства, связанные с основной деятельностью.
- В первом столбце указывается порядковый номер фиксируемого приказа.
- Во втором столбце заносится дата приказа.
- В третьем столбце указывается номер приказа.
- В четвертом столбце обозначается вид приказа: прием на работу, увольнение, перевод и т.д.
- В пятый столбец заносятся фамилия, имя и отчество сотрудника, в отношении которого подписан приказ.
- В шестом столбце фиксируется табельный номер сотрудника, в отношении которого подписан приказ.
- В седьмом столбце вносится основание подписания приказа: заявление сотрудника, трудовой договор, дополнительное соглашение и т.д. с номером и датой регистрации.
- В журнале может быть предусмотрен дополнительный столбец для внесения примечаний по записи.
Журнал регистрации приказов по личному составу
У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания. Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.
Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.
Вы здесь
- “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
- “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
- “КМ” – приказы по командировкам работников.
- “К” – кадровые.
- “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.
Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.
Журнал регистрации приказов (скачать)
Как правило, в организации предусмотрена регистрация и систематизация не только приказов, но и других документов. К примеру, учет трудовых книжек, регистрация командировочных удостоверений и платежных поручений проводится в специально разработанных для них формах журналов.
Регистрация приказов и распоряжений руководства в едином журнале является удобным способом ведения перечня внутренней документации предприятия. Главная цель ведения данного журнала заключается в том, чтобы систематизировать информацию об издаваемых приказах, упростить контроль их исполнения и быстро найти нужный документ в случае надобности.
Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу
п. п. 65 и 66 ГОСТ Р 51141-98 «Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28) регистрацией является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2021 N 69), формы журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2021 N 739н), форма журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (утв. Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2021 N 141) и др.
Образец регистрационного журнала для приказов
На предприятии регулярно издаются различные приказы. Если документооборот в компании организован рационально, то для регистрации издаваемых и утверждаемых приказов по личному составу и контроля за их исполнения ведется журнал регистрации приказов, образец которого предлагаем скачать по ссылке в конце статьи.
Любой регистрационный журнал или книга имеют важное предназначение – они помогают систематизировать информацию, обеспечить контроль за документом, быстрый их поиск в нужный момент. При наличии регистрационного журнала отследить движение любого документа не составит труда.
Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии
На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.
При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.
Образец журнала регистрации приказов по личному составу — основные требования
Журнал регистрации приказов по личному составу (далее – будем называть его по первому слову наименования) – это специальный документ, куда заносятся все факты по движению работников. Это все является основанием для оформления трудовых книжек работающих. Поэтому их фиксация имеет важность для обоих – руководителя, подчиненного, поскольку определяют степень служебного положения последнего, оплату его труда соответственно.
- нумеруются;
- прошнуровываются насквозь всего журнала;
- их количество фиксируется на специальном бланке о конфиденциальности информации;
- сведения скрепляются «синей» или даже сургучной печатью организации;
- постановка подписи руководителя или другого ответственного лица.
Форма журнала регистрации приказов по личному составу
Таким образом, в организации накапливается большой массив документов ежедневного пользования. К ним также обращаются в случае проведения аудита, проверки или предоставления определенной справки работнику. Для систематизации и оптимизации работы с документами, их быстрого поиска и подтверждения их наличия в организации создают журналы учета документов, в том числе и по личному составу.
Если в организации регистрируется документ, значит признается его законность, его производственная сила. Регистрация производится путем присвоения документу уникального номера. Журнал регистрации приказов по личному составу позволяет упорядочить данный вид документации в организации, защитить деятельность компании от подделок приказов или утверждения несвоевременных распоряжений, издания приказов задним числом.
17 Дек 2018 uristland 449