Книга учета движения трудовых книжек правила ведения
Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников
- согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней>
- согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, на работника, впервые трудоустроившегося, трудовую книжку оформляют в недельный срок после того, как его взяли на работу.
Чиновники не имели возражений против ведения электронной документации уже давно. На практике это стало осуществимым после принятия Федерального закона в 2021 году «Об электронной цифровой подписи», в соответствии с которым для организаций Российской Федерации предусматривается возможность хранения документов в электронном виде, что в первую очередь было связано с ведением регистров налоговой отчетности.
Заполнение журнала учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
- 1 – это порядковый номер регистрируемой трудовой книжки или вкладыша. Причем трудовые книжки и вкладыши не разделяются, а регистрируются подряд.
- 2, 3, 4 – дата, месяц, год оформления сотрудника на работу (без сокращения, арабскими цифрами). Чаще всего в документах можно встретить различия в датах. В трудовом кодексе прописано, что трудовая книжка заводится на сотрудника, отработавшего в организации более пяти дней. А в правилах ведения трудовых книжек – что ее заполнение на вновь принятого работника производится в течение недельного срока (то есть в течение семи дней). Для того чтобы не возникало разночтений, в журнале рекомендуется проставлять дату приема сотрудника на работу.
- 5 – ФИО ее владельца без сокращений.
- 6 – Серия и номер книжки. Здесь есть ряд особенностей трудовых книжек, выпущенных в разные периоды:
- образец 1938г. – здесь отсутствуют эти данные, поэтому в данной графе нужно поставить прочерк;
- образец 1974г. – здесь серия указана как сочетание букв и римских цифр (например, АТ–V и далее номер, состоящий из семи цифр);
- образец 2021г. – это новейшие бланки, где серия обозначена как ТК (для вкладышей – ВК), и далее номер, также состоящий из семи цифр.
- 7 – указывается должность в соответствии со штатным расписанием: если таковой нет, то возможно внесение записи о конкретной трудовой функции.
- 8 – указывается наименование структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием.
- 9 – дата и номер документа, на основании которого сотрудник зачислен в штат.
- 10 – роспись специалиста (как правило, это сотрудник отдела кадров), который принял от сотрудника книжку.
- 11 – сумма средств, которая была оплачена работником за данный бланк. Этот раздел заполняется в случаях, когда работодатель выдает пустой бланк сотруднику, поступившему на работу впервые. При этом компания взимает с него ровно столько, сколько потратила на его покупку.
Но если компания располагает финансовыми возможностями, и на общем собрании было принято решение, что пустые бланки выдаются таким работникам безвозмездно (обязательно прописав данное решение во внутренних локальных документах), то данную графу оставьте пустой или проставьте прочерк.
Последние две колонки заполняются только при увольнении владельца трудовой книжки. - 12 – дата выдачи увольняющемуся сотруднику трудовой книжки и вкладыша.
- 13 – увольняющийся работник своей подписью подтверждает факт, что трудовая книжка ему выдана на руки.
- Неверная запись зачеркивается, и рядом делается приписка «исправленному верить» или «исправлено в колонке №…». При этом обязательна должна быть указана должность и подпись лица, которое произвело данное исправление.
- Неверная запись не зачеркивается. При этом в той же графе строкой ниже пишется пояснение – «запись недействительна» и тут же вносится верная запись.
Правила ведения книги учета движения трудовых книжек
- 1 – Порядковый номер.
- 2, 3, 4 – Дата принятия сотрудника, дата внесения записи в трудовую книжку. Обычно, заполняется в формате: число (2 граф), месяц (3 граф), год (4 граф).
- 5 – ФИО работника.
- 6 – Серия и номер трудовой книжки.
- 7 – Должность работника.
- 8 – Название организации и отдела, в которое зачислен сотрудник.
- 9 – Число выхода распоряжения (плюс номер распоряжения) о зачислении.
- 10 – Подпись лица (или руководителя организации), которое отвечает за трудовые книжки, и их хранение.
- 11 – Сумма, заплаченная работником за заполнение трудовой книжки.
- 12 – Число возврата трудовой книжки сотруднику, который был уволен (либо уволился) с организации.
- 13 – Подпись сотрудника, подтверждающая получение трудовой книжки.
Бывают и такие случаи, когда надпись сделана ошибочно. К примеру, указаны данные работника, который не числится на предприятии либо в фирме. Тогда, эта информация зачеркивается одной тонкой чертой, а в скобках напротив неверной записи указывается: «запись неверна».[/box]
Книга учета движения трудовых книжек
- Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
- Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
- В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
- Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.
Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.
Книга учета движения трудовых документов, правила ведения
В этом разделе храниться информация о трудовых книжках, номера и серии документов, а также, номера и серии вкладышей. Серия в новых книжках – это буквенные символы и цифровые символы – номер. А вот, например книжки, выпущенные в 1938 году, не имеют подобных данных, если кадровому работнику попалась именно такая книжка, то можно ставить прочерк вместо данных. Книжки, выпущенные в 1974 году, имеют буквы, римские цифры и номер, состоящий из семи цифр.
Этот раздел предназначен для подписи сотрудника. Бывают случаи, когда при увольнении сотрудник не забирает трудовую книжку с работы так, как уволен, был по не особо приятным причинам. Ему почтой высылают уведомление. В книге делают запись – номер уведомления, дата отправки.
Книга учета движения трудовых книжек
- Получение от принятого работника его трудовой;
- Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
- Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
- Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
- Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.
- У журнала лучше предусмотреть твёрдую обложку, способную выдержать весь период её ведения (не год, как для большинства реестров, а до момента заполнения всех листов) и предусмотренный срок хранения Книги – до 75 лет.
- Все листы Книги должны соответствовать форме, утвержденной в Постановлении Минтруда России № 69 от 10.10.2021.
- Книга должна обладать сквозной нумерацией и быть прошита. Исходя из сложившейся практики, можно утверждать, что оба варианта – и нумерация страниц, и нумерация листов – будут верными. Главное, обеспечить этими действиями невозможность добавления или изъятия из цельной Книги отдельных элементов.
- На задней обложке Книги должна стоять заверительная запись, содержащая:
- название журнала;
- число страниц (или листов), указанное цифрами и прописью;
- дату заведения реестра;
- подпись с расшифровкой Ф.И.О. и должности заверяющего лица.
Книга учета движения трудовых книжек: законодательные требования и правила оформления
- Порядковый номер записи. О каждом событии, которое произошло с трудовой книжкой, запись вносится под отдельным номером.
- Дата трудоустройства или заполнения книжки. Поскольку чаще всего эти две даты не совпадают, лучше указать число трудоустройства, причем арабскими цифрами.
- ФИО владельца документа. Необходимо вносить эти данные полностью, указание инициалов не допускается.
- Серия и номер книжки (или вкладыша к ней). В данной графе может стоять прочерк, если принимаемый документ образца 1938 г., поскольку в нем эти данные отсутствуют.
- Должность подчиненного. В этой графе указывается название должности или специальности владельца трудовой книжки согласно штатному расписанию.
- Наименование места работы. Здесь нужно указать конкретное структурное подразделение компании, в которое был определен подчиненный.
- Дата и номер приказа о приеме на работу сотрудника. При регистрации вкладыша в этой графе нужно поставить прочерк.
- Подпись лица, которое несет ответственность за прием и ведение трудовой.
- Сумма, полученная от работника за заполнение документа. Сумма указывается в рублях. Если за подобные услуги организация не взимает плату, в графе ставится прочерк.
- Дата выдачи трудовой на руки работнику при увольнении.
- Подпись сотрудника о получении документа при увольнении.
Важной особенностью Книги является тот факт, что она ведется не один календарный год, как большинство кадровой документации компании, а до полного окончания страниц. Чем меньше сотрудников трудится в компании и чем ниже уровень текучести кадров, тем больший срок можно будет ею пользоваться.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей
В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся: трудовые книжки, переданные в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу; книжки, впервые оформленные работникам в данной организации, а также вкладыши в трудовые книжки, выданные работникам в период работы в данной организации. При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка (т. е. вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится).
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития № 69 от 10.10.2021 г.) – это книга, в которой регистрируются (учитываются) принятые от работников при поступлении на работу и выданные сотрудникам трудовые книжки и вкладыши. Вести эту Книгу обязаны и работодатели-организации, и работодатели–индивидуальные предприниматели.
Журнал учета выдачи трудовых книжек: правила ведения
Всё это делает правильное ведение журнала, учитывающего оборот ТК, непременным условием беспроблемной работы организации. Обязательность книги учета движения трудовых книжек установлена Правилами их ведения и хранения, которые Правительство РФ утвердило постановлением № 225 от 16 апреля 2021 года.
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.
Книга учета движения трудовых книжек правила ведения
- Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
- Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
- В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
- Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.
Скачать бланк и образец заполнения журнала движения трудовых Следует отметить: если в последний день работы сотрудник отказывается забрать трудовую или нет возможности выдать ее на руки, то работодатель обязан направить по месту регистрации работника уведомление о необходимости прибыть за книжкой или же дать письменное согласие на отправку ее почтой. Порядок исправления ошибок При заполнении формы журнала от руки нередки различные описки и ошибочно внесенные данные. Поэтому требуется их грамотное исправление. Однако ни в Трудовом кодексе, ни в правилах по ведению трудовых книжек об этом не упоминается.
ФИО ответственного лица и подпись.
Книга учета движения трудовых книжек правила ведения
- согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней>
- согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, на работника, впервые трудоустроившегося, трудовую книжку оформляют в недельный срок после того, как его взяли на работу.
В крупных компаниях за журнал отвечают сотрудники кадрового делопроизводства или специалист по персоналу. В мелких фирмах, где нет специалиста по кадрам, эти обязанности возлагаются на сотрудника бухгалтерии, секретаря или любого другого специалиста.
Правила ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Срок хранения заполненной книги установлен п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2021г.) и составляет 75 лет.
- У журнала лучше предусмотреть твёрдую обложку, способную выдержать весь период её ведения (не год, как для большинства реестров, а до момента заполнения всех листов) и предусмотренный срок хранения Книги – до 75 лет.
- Все листы Книги должны соответствовать форме, утвержденной в Постановлении Минтруда России № 69 от 10.10.2021.
- Книга должна обладать сквозной нумерацией и быть прошита. Исходя из сложившейся практики, можно утверждать, что оба варианта – и нумерация страниц, и нумерация листов – будут верными. Главное, обеспечить этими действиями невозможность добавления или изъятия из цельной Книги отдельных элементов.
- На задней обложке Книги должна стоять заверительная запись, содержащая:
- название журнала;
- число страниц (или листов), указанное цифрами и прописью;
- дату заведения реестра;
- подпись с расшифровкой Ф.И.О. и должности заверяющего лица.
