Закон о хранении документов в организации

Храним документы в организации правильно

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2021 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Амортизация представляет собой равномерный учет в течение сроков использования ОС и НМА расходов, формирующих их первоначальную стоимость (ст.ст. 256, 257 НК РФ). Статья 252 НК РФ указывает на возможность учета расходов только при условии их документального подтверждения. В связи с этим Минфин России разъясняет, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, установленный пп. 8 п. 1 ст. 23НК РФ (4 года), должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письма Минфина России от 12.02.2021 № 03-03-06/1/7604, от 26.04.2021 № 03-03-06/1/270). То есть для целей налогового учета хранить первичные документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости по амортизируемым ОС и НМА, надо как минимум 4 года после их полной амортизации. При этом специалистами финансового ведомства также отмечено, что согласно Перечню документы об определении амортизации ОС хранятся постоянно.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

Организация хранения бухгалтерских документов

Составной частью бухгалтерского дела является организация бухгалтерского архива. Согласно Закону «О бухгалтерском учете» все организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и финансовую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, по не менее пяти лет.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов может производиться органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку должностному лицу предприятия. В присутствии представителей органов, осуществляющих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты изъятия.

Сроки хранения документов в организации: это важно знать

«Слушай, давай все это выкинем», — сказал мне директор, указывая на стеллаж, заставленный коробками с документами 7-ми летней давности. А я ему в ответ: «Не так все просто, иногда сроки хранения документов в организации составляют несколько десятков лет». Директор мне поверил, и наша родная макулатура продолжила пылиться на полках архива. До следующего раза — когда встанет вопрос о приобретении нового стеллажа, вот тогда мы все переберем и оставим только те документы, чей срок хранения в организации еще действительно не истек.

  • штатные расписания – постоянно;
  • подтверждающие происшествие несчастного случая – 45 лет;
  • подтверждающие возникновение профессионального заболевания – 75 лет;
  • личное дело работника – 75 лет;
  • все документы, касающиеся деятельности сотрудника при особых условиях труда – 75 лет.
Интересно почитать:  Можно ли иметь два основных места работы

Хранение документов в организации

Отдельная номенклатура дел определенного предприятия формируется сотрудниками документационного обеспечения и документооборота организации. В процесс привлекаются руководители структурных подразделений, так как те имеют представление о планируемом развитии предприятия, что позволяет эффективно предусмотреть виды бумаг, которые могут в ближайшем будущем появиться в организации.

  1. Приказное делопроизводство начало складываться после формирования централизованного Русского государства. Оно велось в избах (приказной, губной, земской) дьяками. Сама система же сложилась в приказах — центральных учреждениях. Отсюда и идет название периода. Отличительной особенностью приказного делопроизводства считается появление отдельного “штата” людей, которые занимались подготовкой проектов, наведением справок, организацией хранения бумаг, переписыванием черновиков набело.
  2. Коллежское делопроизводство сложилось после реформы центрального управления. В коллегиях стали применять регистрационные книги и организованные архивы. Хранение документов в установленном порядке впервые было организовано именно в период коллежского делопроизводства.
  3. Исполнительное (в XIX — начале XX в.) получило развитие во времена реформ. В основу новой административной системы легли принципы единоначалия — точное исполнения приказов руководящих лиц, а также иерархии — строгое распределение обязанностей между чиновниками различных рангов и должностей.

Какие сроки хранения бухгалтерских документов в организации

В список документов, которые требует оставлять в сохранности в течение 5 лет закон № 402-ФЗ, входят бумаги, относящиеся к политике в области учета, рабочие регламенты, инструкции, положения. В течение указанного срока также должны сохраняться устройства для просмотра документов в электронном виде и инструменты для проверки цифровой подписи. Период хранения исчисляется с даты, когда указанные объекты применялись в последний раз. Именно данное положение должно стать отправной точкой для расчета сроков хранения документов.

Каждый факт совершенной хозяйственной операции в организации должен найти свое отражение в учётном документе. Впоследствии на основе этих документов строятся показатели для финансовой и налоговой отчетности, то есть доказательная база в компании формируется именно на первичке. Именно поэтому в случае проведения проверок сотрудники аудиторских служб, налоговых органов, пенсионного фонда требуют в первую очередь показать им папки с документами за исследуемый период, а значит, крайне важно обеспечить сохранность последних.

Закон о сроках хранения документов в организации

  1. 1 год:
    • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
    • данные лиц, не принятых на работу;
    • графики предоставленных отпусков.
  2. 3 года:
    • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
    • записи о трудовой дисциплине;
  3. 5 лет:
    • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
    • выписки по улучшению условий и охраны труда;
    • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
    • данные о командировках;
  4. 75 лет:
    • характеристики и личные карточки сотрудников;
    • трудовые договоры работников;
  5. 50 лет (до востребования владельцем):
    • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
  6. Постоянно:
    • коллективные договоры;
    • личные дела руководителей.

Течение сроков хранения документов на бумажных и электронных носителях начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2021 году, началось с 1 января 2021 года.

18 Ноября 2021Организация хранения бухгалтерских документов

Одним из обязательных условий трудового договора является место работы. При этом Трудовой кодекс не поясняет, как именно его следует указывать. На практике кто-то приводит наименование организации, кто-то вдобавок отражает ее местонахождение, то есть адрес. Как результат, часто возникают споры – между работником и работодателем, между работодателем и контролирующими органами. Как избежать ошибок? Давайте разбираться.

Интересно почитать:  Программа Помощи Молодой Семье В Приобретении Жилья 2021

Законодатели внесли ряд изменений и дополнений в налоговую систему и трудовое право. Одни поправки уже получили статус федерального закона, другие находятся на заключительной стадии принятия. Большинство начнет действовать 1 января 2021 года. Рассмотрим наиболее важные из них.

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2021 году

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

Какой срок хранения кадровых документов в организации в 2021 году

С периодичностью раз в пять лет предприятия, которые хранят в архиве кадровую документацию в электронной форме, должны выполнять внимательную проверку работоспособности электронных носителей, где находятся данные, и проверять воспроизведение хранящейся информации.

  • полное название предприятия;
  • полное название структурного отдела компании;
  • номер дела;
  • заглавие;
  • период хранения дела

В дело прикрепляются Только выполненные и грамотно оформленные бумаги Подшивать нужно только один оригинал документа — В деле содержатся документы Датированные одним календарным годом Дело должно содержать не более 250 страниц И быть не толще 4 см

Приказ о хранении документов

Приказ о хранении документов, изданный руководителем, устанавливает порядок хранения оперативной и архивной документации предприятия в интересах самой организации, а также граждан, общества и государства. В статье рассматриваются вопросы, связанные с организацией хранения документов на предприятии.

Как правило, организация хранения документов на предприятии предполагает исполнение множества процедур, обеспечивающих уникализацию, идентификацию и сохранность каждого документа, поэтому имеет смысл регламентировать порядок учета и хранения всей документации, разработав специальный локальный нормативный акт, например, Положение о хранении документов, который и будет введен в действие приказом о хранении документов.

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ ОРГАНИЗАЦИЙ

Основополагающим законом в вопросах хранения документов является Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» 1 , который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Основным документом, содержащим методику хранения документов в делопроизводстве, являются в настоящее время Основные правила работы архивов организаций. Правила устанавливают порядок формирования дел, подготовки номенклатуры дел, ее согласования и утверждения. Правила содержат основные положения организации и проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве, порядок подготовки документов к сдаче в архив. Кроме того, в Основные правила включены формы всех документов, которыми оформляется хранение документов и их сдача в архив (описи, акты и др.). Поэтому во всех случаях, связанных с организацией хранения документов, а также их передачей в архив, следует руководствоваться методикой, установленной Основными правилами. Кроме того, архивными учреждениями разработаны и методические пособия непосредственно по составлению номенклатуры дел.