Журнал регистрации приказов по основной деятельности образец
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Следует также отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.
Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности: какие приказы регистрировать и для чего
Руководители малых предприятий зачастую считают, что для них необязательно оформление кучи ненужных, на их взгляд, документов. Возможно, это и так для предприятий с кадровым составом менее трех человек. Но в любых других случаях при первой же проверке налоговой инспекцией, органами Минсоцтруда, МВД, Пенсионного фонда проверяющие могут затребовать документы, обосновывающие и подтверждающие выполнение хозяйственных операций и расходы по ним.
- Предмет приказа — основание для его издания и перечень мероприятий для исполнения.
- Время исполнения — срок для выполнения всего приказа или периоды исполнения каждого пункта отдельно.
- Исполнитель — ответственный за исполнение и тот, кто осуществляет общий контроль за воплощением приказа в жизнь.
6 правил ведения журнала регистрации приказов по основной деятельности
При этом законодательство не даёт чётких указаний по поводу того, обязательно ли для этого вести документацию только в бумажном виде. Это касается и оформления с другими условиями. В которые входят пришивание и удостоверение печатью, регистрация.
Кадровая документация требует ответственного подхода. Требуется строгое соблюдение законодательства, повышенная концентрация при решении таких задач, как регистрация, анализ и сбор документации с приказами. По своей сути, любые кадровые документы становятся основой всего делопроизводства.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
В таком журнале регистрируются приказы, которые устанавливают нормы, затрагивающие деятельность всех или большинства сотрудников фирмы — как рядовых специалистов, так и руководство (генерального директора, заместителей директора, главного бухгалтера). В этом их отличие от приказов по личному составу, которые значительно более персонифицированы.
Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку. Это вопрос удобства.
Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.
Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности
- организационно-правовая форма и название компании;
- наименование вида регистрируемых распорядительных документов (в данном случае — приказов по основной деятельности);
- дата начала и окончания ведения журнала;
- должность и Ф.И.О. сотрудника, ответственного за ведение журнала регистрации;
- продолжительность периода хранения.
Такая структура таблицы является примерной. Каждая организация по собственному усмотрению определяет перечень сведений, которые необходимо зафиксировать в журнале регистрации. В т. ч. могут быть добавлены такие колонки, как список сотрудников, которых надлежит ознакомить с конкретным приказом; количество листов приложения к распорядительному документу и т. д.
Журнал регистрации приказов
Обычно кадровые работники заводят разные журналы для регистрации приказов разных видов/групп. В одном журнале могут регистрировать приказы по личному составу, в другом — по основной деятельности. Нередко кадровые работники заводят отдельный журнал для регистрации приказов о приеме на работу, отдельный журнал – для регистрации приказов по отпускам, отдельный журнал – для регистрации приказов об увольнении и т.д.
Журнал выпущен в удобном формате (А 4, книжный). Часть граф таблицы журнала располагается на левой стороне разворота, часть — на правой. При этом строки совпадают. Обложка плотная долговечная (плотный глянцевый картон 300 г + ПВХ), бумага белая качественная 80 г. Разлиновка четкая. Более 1000 строк для записей. Ширина граф удобная.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности образец
Все сотрудники должны проходить обучение по охране труда при поступлении на работу или при переводе на другую работу* (п. 2.1.1 Порядка, утвержденного постановлением Минтруда России от 13 января 2021 г. № 1, Минобразования России от 13 января 2021 г. № 29 ). При этом обязанности по обеспечению условий охраны труда возложены на организацию (ч. 1 ст. 212 ТК РФ ).
Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия, согласовываются с главными, ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписываются директором предприятия. Подписанный директором приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указано другого срока (образцы приказов приведены в приложении).
Согласование и регистрация приказов
Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже. Если нравится, то назовите книга регистрации приказов. В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях.
- кто готовит приказ,
- кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
- юридической службы,
- службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
- главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
- прочие заинтересованные – если необходимо.
Образец регистрационного журнала для приказов
Различных распоряжений и приказов на предприятии издается очень много, чтобы не потерять документ и не забыть про него, ведется журнал регистрации приказов, ответственным за него обычно назначается кадровый работник, секретарь, делопроизводитель или офис-менеждер.
Любой регистрационный журнал или книга имеют важное предназначение – они помогают систематизировать информацию, обеспечить контроль за документом, быстрый их поиск в нужный момент. При наличии регистрационного журнала отследить движение любого документа не составит труда.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Регистрация приказов – это процедура внесения соответствующих записей в журнал. Сначала издаётся сам приказ в виде заверенного документа, после чего регистрационный номер и дата исполнения вносятся в журнал. Это фактически является подтверждением факта создания и дальнейшего принятия нормативно-правового акта. Таким образом, именно процедура регистрации придаёт юридическую силу, а не подпись или печать на бумаге.
Долгое время организациям было поручено вести именно бумажную документацию. Естественно, из-за этого возникало множество сложностей, потому что элементарно такой большой объём бумаги было просто трудно хранить. В наше время на помощь приходят современные технологии, а законодательство становится мягче по отношению к индивидуальным предпринимателям и руководителям небольших компаний. Сегодня допускается использования программы 1С, облегчающей ведение различные формы учёта. Если приложение способно правильно присваивать регистрационные номера всем актам непосредственно при формировании, тогда можно ограничиться только электронной базой данных.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Назначение лица, отвечающего за хранение, ведение регистрационной книги, немаловажно. Как правило, ответственным становится сотрудник, назначенный отдельным распоряжением. Однако, часто такая обязанность возлагается на плечи специалиста по кадровому делопроизводству.
Также журнал можно вести и в электронном варианте с помощью специальных программ. В таком случае назначенным сотрудникам стоит помнить о соблюдении сроков хранения документа, установленными законодательством (п. 2.30 Правил организации, хранения, комплектования , утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2021 № 526). Электронная форма документа может ускорить процесс поиска нужного распоряжения, подобный вариант эффективен при текучести кадров и значительном документообороте.
17 Дек 2018 uristland 501