Главная / Жилищное Право / Как прошить документ в три дырки

Как прошить документ в три дырки

Как правильно сшить документы

Главное требование к подшитым бумагам — неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение (например, образец заполненного заявления), то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать. В случае допуска ошибок в нумерации возможно применение литерной нумерации. Проще говоря, на пропущенный лист ставится та же цифра, только к ней добавляется буква (16а, 17б…).

Как вы уже поняли, подшивать документы нитками — только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить. Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер (можно набрать в программе MS Word и распечатать) размером 5 х 6 см. На нем указывается информация о количестве страниц в деле (не только цифрами, но и прописью), об особенностях вложенных документов (к примеру, некоторые из них могут быть повреждены), а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой. Этим фрагментом бумаги фиксируется узел нитей на последней странице, после чего ставится печать предприятия: одна часть оттиска должна находиться на наклейке с надписью, а вторая на листе.

Как прошить документы нитками в три дырки и пронумеровать правильно: инструкция, образец, фото

Кажется, что вроде ничего сложного в том, чтобы прошить бумаги, нет. Но на самом деле не все так просто. Есть определенные правила, по которым это делается. Если вы хотите сделать подшивку газет или журналов для пользования внутри организации, то это одно. А вот если перед вами стоит задача подготовить документы в архив или налоговую, или еще куда-то, то тут нужно подойти к работе со всей ответственностью, иначе вы рискуете получить бумаги обратно. Причиной отказа может послужить неверное оформление.

Итак, переходим непосредственно к вопросу о том, как прошить документы нитками. Фотографии с подробным описанием послужат наглядным дополнением к алгоритму действий. Начнем с того, что скрепить листы надо так, чтобы потом можно было с легкостью прочитать изложенную на них информацию. Для этого прокалывают отверстия с левого края, примерно на расстоянии полутора сантиметров. Дырочек должно быть три. Располагаются они друг над другом. Проколы можно сделать дыроколом, когда пачка листов небольшая. Для толстых томов понадобится шило. Приготовьте нить, но не делайте ее слишком длинной, достаточно будет семидесяти сантиметров.

Как прошить документы в 3 или 4 дырки

Подготовка документов. Все бумаги необходимо разложить в нужном порядке и пронумеровать их карандашом в уголочке листа. Отверстия можно делать шилом или использовать дырокол. В том случае, когда бумаг очень много и проткнуть их дыроколом невозможно, стоит воспользоваться острым гвоздем и молотком. Количество отверстий зависит от важности и назначения документа. Особо секретные документы сшиваются в пять дырочек, чтобы избежать подмены листков. Отверстия нужно расположить слева, по центру свободного поля. Расстояние должно составлять примерно три сантиметра от одного прокола до другого.

Списание. Разбираясь, как прошить документы нитками, нужно знать важные нюансы. В большинстве случаев принято использовать шпагат или нить ЛШ-210. Допускается применение и других прочных ниток. Начинать процесс необходимо с тыльной части того отверстия, которое расположено посередине. Принято сшивать документы дважды, чтобы придать нужную прочность. Нитка выводится на тыльную сторону из центрального прокола и завязывается узелком. Если нужно скрепить бумаги, которые не несут особой ценности, можно использовать обычную нитку.

Заверение документа. Чтобы правильно заверить бумаги, необходимо подготовить небольшой листочек с размерами 4 на 5 см. Его нужно наклеить на узелок так, чтобы концы нити были свободны. На листочке необходимо указать количество подшитых бумаг числом и прописью, а также должность, фамилию и инициалы ответственного лица. После этого заверяющий ставит свою подпись и печать, если она имеется. Края подписи и печати обязательно должны выходить за пределы листочка-наклейки.

Интересно почитать: Судебный департамент нальчик список документов на алименты

Необходимо знать не только то, как прошить документы, но и как подобрать к ним обложку. Они могут быть трех типов: стандартные, нестандартные и те, которые используются для длительного хранения бумаг. Как правило, чаще всего габариты обложки составляют 229 на 324 мм, их применяют для листов формата А4.

Как прошить документы и правильно их заверить

Многие предприниматели и сотрудники предприятий сталкиваются с вопросом о том, как прошить документы для предоставления их в регистрирующую или же контролирующую организацию. Прежде чем заниматься прошивкой, необходимо будет подготовить комплект предметов, которые пригодятся для этого дела. Сюда входят:

Отдельный вопрос – как прошить документы в 4 дырки. Здесь также последовательность довольно проста. Из крайней дырки нитки продеваются во вторую, потом – в третью, потом – в четвёртую. После этого нить идёт в обратно порядке: из крайней в третью, из третьей во вторую. Затем она завязывается на узелок.

Особенности прошивки документации в 3 дырки

Архивные. Подготовленные материалы направляются в архив компании.
Корреспонденция – входящая и исходящая, в нее входят основные бумаги делопроизводителя.
Бухгалтерские бумаги – отчеты, счета – фактуры и накладные, а также кассовые журналы.
Кадровые бумаги – штатное расписание, различные Приказы директора предприятия.
Отчеты. Подготовленные для передачи в контролирующие ведомства – ПФР, налоговую.

Первый прокол делается иголкой с ниткой с тыльной стороны, по центру листа. Если используется дырокол, требуется сделать то же самое.
Вторая дырка должна располагаться с лицевой стороны бумаги.
Последний прокол делается с тыльной стороны, при этом нужно соблюдать определенное расстояние – три сантиметра.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

Как прошить документы нитками в три дырки и пронумеровать правильно: инструкция, образец, фото

На этой записке нужно указать, сколько страниц было прошито. Потом на ней ставится подпись директора, дата и печать организации. Вообще заверительная подпись делается либо директором фирмы, либо одним из замов. Сама печать ставится так, чтоб одна часть ее приходилась на последний лист пачки, а другая — на записку.

Особенности прошивки документации в 3 дырки

Удаляются все посторонние предметы – скрепки, скобы.
Документы проходят сортировку по датам и тематике, после чего нумеруются. Очень важно не допустить при этом ошибок.
Подготавливается подходящая обложка – она должна быть стандартных размеров – 229 на 324 сантиметра.
После того, как цифры будут проставлены, листы укладываются в ровную стопку.
При прошивке бумаг необходимо соблюдать определенный отступ от края страницы – от 15 до 20 сантиметров.

Первый прокол делается иголкой с ниткой с тыльной стороны, по центру листа. Если используется дырокол, требуется сделать то же самое.
Вторая дырка должна располагаться с лицевой стороны бумаги.
Последний прокол делается с тыльной стороны, при этом нужно соблюдать определенное расстояние – три сантиметра.

Как прошить документ в 3 дырки схема

Второе – некачественная или небрежная прошивка документов вашего предприятия может быть использована заинтересованными лицами не в вашу пользу. То есть важные документы могут быть расшиты и расформированы, а листы содержащие важную информацию подменены. И доказать подмену будет очень сложно.

Ставится номер в правом верхнем углу.
Приложения стоит нумеровать в общем порядке.
При наличии писем нужно изначально нумеровать конверт, после чего остальные листы.
Тома дела нумеруются по отдельности.
При наличии склеек нужно нумеровать их согласно общему порядку.

Как правильно прошить документы

Например, при открытии ИП потребуется прошивать страницы для предоставления налоговую. Можно поручить работу по подготовке какой-либо посреднической фирме, оказывающей услуги этой сфере или предпринять попытку сделать своими руками, но без четкого соблюдения инструкции органы контроля, скорее всего, вернут все представленные бумаги. Чтобы этого избежать, следует научиться правильно выполнять эту несложную, но с другой стороны, кропотливую работу самостоятельно.

После того как проколы сделаны, в иголку вдевается нитка. Слишком длинную нить вдевать нет необходимости, так как все равно придется отрезать излишки. Для улучшения понимания — дыркам на листах присвоены порядковые номера от одного до трех сверху вниз. Первоначально иголкой продевается стопка листов через отверстие №2 по направлению к лицевой стороне. Важно проследить, чтоб кончик нити длиной около 7 см свободно оставался сзади до самого конца процесса прошивки. Вот как это будет выглядеть на наглядном изображении:

Как прошить документы в 3 дырки схема

Один документ может состоять из нескольких листов. Потеря или замена хотя бы одного из них может лишить юридической значимости весь документ. Чтобы избежать случайной утери части документа или целенаправленной подмены в нем листов, многостраничные документы необходимо прошивать.

Как прошивать документы: в 3 дырки, в 4 или в две, зависит от степени важности деловых бумаг. В одну или две дырки прошивают те бумаги, которые не имеют большой важности или являются копиями, потерю листов в которых можно легко восполнить. Чаще всего для прошивки наиболее важных бумаг применяют способ прошивки в три, реже – в четыре прокола.

Как прошивают документы в три дырки

Мы уже упоминали о том, что подшитые документы сдаются в архив для хранения, кроме того, в повседневной деятельности предприятия очень часто возникает необходимость скрепить пачки листов. Это могут быть и договора, и отчеты в налоговую или другие контролирующие органы. Кстати говоря, у налоговой вообще очень жесткие требования на этот счет. Пользоваться степлером не разрешается. Это считается грубым нарушением.

Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки.

17 Дек 2018 uristland 579