Главная / Жилищное Право / Журнал учета движения трудовых книжек образец заполнения

Журнал учета движения трудовых книжек образец заполнения

Заполнение журнала учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

При заполнении формы журнала от руки нередки различные описки и ошибочно внесенные данные. Поэтому требуется их грамотное исправление. Однако ни в Трудовом кодексе, ни в правилах по ведению трудовых книжек об этом не упоминается. Именно поэтому при исправлении ошибок следует ориентироваться на общепринятые правила исправления в различных регистрационных формах.

Следует отметить: если в последний день работы сотрудник отказывается забрать трудовую или нет возможности выдать ее на руки, то работодатель обязан направить по месту регистрации работника уведомление о необходимости прибыть за книжкой или же дать письменное согласие на отправку ее почтой.

Книга учета трудовых книжек

Графа 11: отражает оплаченную принимаемым работником денежную сумму, которую необходимо внести при оформлении нового бланка трудовой книжки и вкладыша. В иных случаях в графе ставится прочерк: при предъявлении ранее оформленных документов, либо в ситуациях, когда стоимость бланка с работника не взимается (устанавливается Правилами внутреннего распорядка предприятия).

Графа 7: содержит сведения о должности, специальности или профессии сотрудника, которая указана в штатном расписании и на которую принимается работник. Данные трудового договора (статья 57 ТК) должны быть отражены в первичных документах по оплате труда (приказе о приеме на работу, табеле учета рабочего времени, личном деле) и трудовой книжке. В некоторых случаях вместо должности может быть указана трудовая функция работника.

13 правил заполнения журнала учета выдачи трудовых книжек

отправить заказное письмо на имя сотрудника, с предложением забрать ТК. При этом, номер исходящего письма (номер почтовой квитанции) и дату отправки нужно внести в графы №12 и № 13 соответственно;
по просьбе уволившегося сотрудника, допускается выдача его трудовой книжки третьему лиц (другу, родственнику, коллеге), при наличии заверенной нотариусом доверенности. При этом, номер доверенности указывается в графе № 12;
в случае смерти сотрудника, выдать трудовую книжку можно родственникам, по предъявлению свидетельства о смерти, паспорта и документа, свидетельствующего о наличии родства. При этом, в графах №12 и №13 фиксируется дата и данные документа, разрешающего выдачу трудовой книжки.

Журнал выдачи трудовых книжек на руки заполняется аккуратно, шариковой или чернильной ручкой синего, черного или фиолетового цветов. Каждой записи присваивается уникальный номер, под которым фиксируются все сведения о движении трудовой книжки.

Как правильно вести журнал учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек образец

в графу 7 вносится запись о должности, согласно существующему штатному расписанию, на которую был принят сотрудник;
в следующей, 8-й графе, указывается наименование отдела организации, или ее подразделения, в которое принят на работу сотрудник;
9-я графа содержит информацию об основании принятия работника на указанную должность: номер и дата приказа о зачислении в штат;
в десятой графе расписывается ответственный сотрудник, принявший документ на регистрацию;
в следующей, одиннадцатой, графе указывается сумма, полученная от сотрудника за бланк, выдаваемый ему предприятием, в случае, если оформление осуществляется впервые. Если организация полностью берет на себя расходы по приобретению бланков, в этой графе ставится прочерк. Помимо ведения журнала регистрации трудовых книжек, имеется журнал выдачи трудовых книжек. Это отдельная приходно-расходная книга, в которой вносится информация о приобретении чистых бланков книжек и вкладышей.
последние две колонки – 12-я и 13-я, предназначены для внесения даты выдачи документа сотруднику при увольнении и его подписи, подтверждающей, что документ он получил.

графа 1 – в ней ставится порядковый номер записи, трудовые книжки регистрируются отдельно от вкладышей, трудовая и вкладыш к ней регистрируются последовательно;
графы 2, 3 и 4 предназначаются для записи даты арабскими цифрами;
фамилия, имя и отчество работника вносится в пятую графу журнала;
шестая графа отводится для записи серийного номера трудовой книжки;

Интересно почитать: Судебные приставы должники по алиментам красноярск

Как вести журнал учета трудовых книжек: правила, бланк и образец

в обычной строке должна быть произведена запись следующего содержания: «Запись № такой-то считать недействительной», рядом должна быть подпись корректировщика, дата этих действий;
далее (на следующей строке) должна следовать правильная запись, а рядом утверждение, что она – действительна, подкрепить подписью исправившего, указать дату исправления.

подтверждать поступление трудовой книжки может накладная, товарные чек или любая другая документация;
подтвердить выбытие трудовой книги могут такие документы: заявление сотрудника кадровой службы в письменной форме о том, что они будут выданы, акт об уничтожении испорченных книг.

Книга учета движения трудовых книжек

У журнала лучше предусмотреть твёрдую обложку, способную выдержать весь период её ведения (не год, как для большинства реестров, а до момента заполнения всех листов) и предусмотренный срок хранения Книги – до 75 лет.
Все листы Книги должны соответствовать форме, утвержденной в Постановлении Минтруда России № 69 от 10.10.2021.
Книга должна обладать сквозной нумерацией и быть прошита. Исходя из сложившейся практики, можно утверждать, что оба варианта – и нумерация страниц, и нумерация листов – будут верными. Главное, обеспечить этими действиями невозможность добавления или изъятия из цельной Книги отдельных элементов.
На задней обложке Книги должна стоять заверительная запись, содержащая:
- название журнала;
- число страниц (или листов), указанное цифрами и прописью;
- дату заведения реестра;
- подпись с расшифровкой Ф.И.О. и должности заверяющего лица.

Получение от принятого работника его трудовой;
Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.

Журнал учета трудовых книжек — правила хранения и заполнения

На лицевую обложку книги учета приклеивается этикетка, на которой пишется название учреждения, название самого журнала (книги), и даты, когда он начат, и когда закончен. Так же на нее ставится роспись работника — кадровика. Подпись может ставиться и на оборотную сторону. Записи в книге учета производятся шариковыми, гелевыми или чернильными ручками. Цвет чернил – синий, фиолетовый, черный.

Журнал учета движения трудовых книжек образец заполнения скачать вы можете, если перейдете по ссылке.
Ввиду того, что книга учета движения трудовых книжек используется в течение долгого периода, предпочтительнее, чтобы она была в твердой и плотной обложке. Страницы прошиваются с помощью ниток. Требуется обозначение нумерации страниц. Журнал необходимо прошнуровать, кончики шнуровки закрепить на обложке внутри. Для этого на них нужно приклеить небольшой бумажный листок.

Пример оформления книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Однако и более простые вопросы, связанные с ведением трудовых книжек (приобретение бланков, назначение ответственного за работу с книжками, исправление ошибочных записей и т.п.), ответы на которые можно найти в нормативных актах, далеко не всегда решаются правильно.

Проект приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками подготавливается кадровой службой, согласовывается с заинтересованными должностными лицами и после подписания руководителем организации регистрируется в канцелярии (секретариате), так как относится к приказам по основной деятельности (а не по личному составу). При издании приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек должны соблюдаться требования к бланкам и структуре текста распорядительных документов по основной деятельности (приложение 1).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: рекомендации по ведению

В связи с этим можно взять за основу правила исправления ошибок, применяемые для содержательной части трудовой книжки: ниже ошибочной записи в той же графе сделать пояснение “Запись недействительна” и внести правильную запись (без зачеркивания первичной информации).

Интересно почитать: Судебные приставы раменское должники по алиментам

Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма (в руб.) была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек эта сумма не установлена, однако в п. 47 Правил указано, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных работникам вкладышей. Представляется целесообразным в остальных случаях, т. е. при регистрации предъявляемых работниками трудовых книжек, ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких работников не взимались.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся: трудовые книжки, переданные в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу; книжки, впервые оформленные работникам в данной организации, а также вкладыши в трудовые книжки, выданные работникам в период работы в данной организации. При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка (т. е. вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится).

Срок хранения заполненной книги установлен п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2021г.) и составляет 75 лет.

Книга учета движения трудовых книжек

Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.

Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.

Учет и хранение трудовых книжек

Приходно-расходную книгу, как правило, ведет бухгалтер. В нее заносится информация о полученных и выданных бланках трудовых книжек и вкладышей в них. Основной раздел журнала состоит из 12 граф:

в первую графу записывается регистрационный номер документа;
во 2-4 графах указывается дата (число, месяц, год арабскими цифрами) прихода/расхода бланка трудовой книжки либо вкладыша в нее;
в 5 графу вносится наименование контрагента, от кого получены бланки либо кому они отпущены;
в 6 графе указывается название, номер и дата документа – основания получения / выдачи бланков;
в 7-8 и 10-11 графах указывается серия и номер приобретенных / отданных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а в 9 и 12 графах – сумма покупки / продажи.

Трудовые книжки, вкладыши в них, а также их бланки подлежат учету в организации. Учет заполненных трудовых книжек и вкладышей в них ведется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а учет бланков этих документов — в приходно-расходной книге.

17 Дек 2018 uristland 408