Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности
Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности
Такая структура таблицы является примерной. Каждая организация по собственному усмотрению определяет перечень сведений, которые необходимо зафиксировать в журнале регистрации. В т. ч. могут быть добавлены такие колонки, как список сотрудников, которых надлежит ознакомить с конкретным приказом; количество листов приложения к распорядительному документу и т. д.
Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации. Главное, чтобы такой документ велся на предприятии и были соблюдены сроки его хранения, что установлено требованиями закона (см. п. 2.30 Правил организации, хранения, комплектования…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2021 № 526).
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку. Это вопрос удобства.
- Порядковые номера регистрируемых документов.
- Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
- Номера приказов по основной деятельности.
- Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
- Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
- ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Порядок нумерации приказов по основной деятельности не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).
Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
- Ф. И. О., должности ответственных лиц;
- ссылки на документы, устанавливающие полномочия ответственных лиц;
- подписи ответственных лиц, подтверждающие ведение ими журнала в определенный период времени;
- даты, соответствующие периодам времени, в рамках которых ответственные лица ведут журнал.
Обязательно ли ведение журнала регистрации таких приказов? Законодательством РФ для частных организаций и ИП подобная обязанность не установлена. Но, как показывает практика внутрикорпоративного документооборота в российских фирмах, использование журнала способствует повышению эффективности учета приказов по основной деятельности.
Вы здесь
- Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
- Номер приказа и его дата издания.
- Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
- ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
- Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
- Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.
Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.
Образец регистрационного журнала для приказов
Любой регистрационный журнал или книга имеют важное предназначение – они помогают систематизировать информацию, обеспечить контроль за документом, быстрый их поиск в нужный момент. При наличии регистрационного журнала отследить движение любого документа не составит труда.
На предприятии регулярно издаются различные приказы. Если документооборот в компании организован рационально, то для регистрации издаваемых и утверждаемых приказов по личному составу и контроля за их исполнения ведется журнал регистрации приказов, образец которого предлагаем скачать по ссылке в конце статьи.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности: какие приказы регистрировать и для чего
Регистрация — это форма учета фактов создания, получения или отправки определенных документов в конкретное время. Как говорит закон, любой распорядительный акт, в том числе и приказ, вступает в действие с момента его опубликования или регистрации.
Руководители малых предприятий зачастую считают, что для них необязательно оформление кучи ненужных, на их взгляд, документов. Возможно, это и так для предприятий с кадровым составом менее трех человек. Но в любых других случаях при первой же проверке налоговой инспекцией, органами Минсоцтруда, МВД, Пенсионного фонда проверяющие могут затребовать документы, обосновывающие и подтверждающие выполнение хозяйственных операций и расходы по ним.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Следует уточнить, что назначения на руководящие должности (директор, главбух, начальник отдела) относится именно к основной деятельности организации, а не к личным приказам по персоналу. Иногда с этим возникает путаница, которая приводит к неприятным последствиям уже во время проверок.
Обратите внимание: в некоторых ситуациях, когда подобные акты затрагивают сложные организационные вопросы или комплексные задачи, собирается комиссия из различных сотрудников или представителей разных отделов. Они совещаются вместе, чтобы вынести окончательное решение. После этого оно обязательно фиксируются в соответствующей книге, и заверяется подписью.
Журнал регистрации приказов
Журнал выпущен в удобном формате (А 4, книжный). Часть граф таблицы журнала располагается на левой стороне разворота, часть — на правой. При этом строки совпадают. Обложка плотная долговечная (плотный глянцевый картон 300 г + ПВХ), бумага белая качественная 80 г. Разлиновка четкая. Более 1000 строк для записей. Ширина граф удобная.
Обычно кадровые работники заводят разные журналы для регистрации приказов разных видов/групп. В одном журнале могут регистрировать приказы по личному составу, в другом — по основной деятельности. Нередко кадровые работники заводят отдельный журнал для регистрации приказов о приеме на работу, отдельный журнал – для регистрации приказов по отпускам, отдельный журнал – для регистрации приказов об увольнении и т.д.
6 правил ведения журнала регистрации приказов по основной деятельности
- При необходимости привлекаются все заинтересованные лица.
- Главные бухгалтера нужны, если решаются финансовые вопросы.
- В последнюю очередь визируют бумаги отделы по делопроизводству. Они проверяют, соответствует ли результат основным требованиям.
- Службы по юридическим вопросам.
- Выполняющие поручение люди. Ещё при подготовке проекта возникает необходимость в рациональной системе исполнения, имеющей реалистичный срок. Тогда изменения в дальнейшем не понадобятся.
- За это отвечает и тот, кто готовит приказ.
Руководитель или директор дают свои распоряжения, только после этого к делу приступают руководители подразделений. Создание комиссий становится необходимостью при решении целых комплексов задач, руководители дают для этого отдельный приказ.
Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности
- о создании нового подразделения;
- о назначении генерального директора;
- об утверждения новых правил оформления внутреннего договора;
- об изменении штатного расписания;
- о появлении на предприятии безналичного расчета;
- о требованиях к охране коммерческой тайны;
- о сокращении числа сотрудников;
- об установлении материальной ответственности целого подразделения;
- об изменении форма расчетного листка.
- ФИО уполномоченных граждан полностью;
- ссылки на бумаги, которые дают сотрудникам новые полномочия (например, приказ);
- подписи сотрудника, которые подтверждают ответственность за предоставление неверных сведений;
- даты, в течение которых граждане несут ответственность за журнал.
Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности
Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558 .
Приказы по личному составу регулируют правоотношения между работником и работодателем. Этим видом документов оформляют такие процедуры, как прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, командирование, изменение фамилии, поощрение и взыскание.
17 Дек 2018 uristland 570